Rahoittaa

Ostovelan järjestelmän perustaminen

Ostovelat maksavat yrityksen laskut järjestäytyneesti. Tämän järjestelmän tavoitteena on suorittaa maksut oikea-aikaisesti ja maksaa oikeat määrät oikeille toimittajille. Seuraavia vaiheita voidaan käyttää tällaisen järjestelmän luomiseen:

  1. Valitse ohjelmisto. Osta valmiin kirjanpito-ohjelmistopaketti, joka sisältää ostovelat-moduulin. Etsi sellaisia ​​vakio-ominaisuuksia kuin kyky määrittää vakiomuotoiset maksutiedot jokaiselle toimittajalle, löytää kaksoislaskut, hyödyntää ennakkomaksualennuksia ja suorittaa sähköisiä maksuja.

  2. Perustaa toimittajat. Kirjoita ohjelmiston toimittajan päätiedostoon kutakin toimittajaa koskevat nimet, osoitteet, maksuehdot ja oletusarvoiset pääkirjakulutilit.

  3. Syötä laskut. Syötä kukin lasku ostoreskontran järjestelmään. Tähän sisältyy laskun päivämäärän (ei vastaanottopäivä) ja maksettavan summan syöttäminen.

  4. Hyväksy laskut. Luo järjestelmä, jonka avulla joko johtajat hyväksyvät kukin toimittajalaskun erikseen sen saapuessa, tai käytä negatiivisia hyväksyntöjä, joissa johtajien on ilmoitettava velkojen henkilöstölle vain, jos he eivät hyväksy maksua. Työnkulun hallintajärjestelmä voitaisiin integroida järjestelmään hyväksyntöjen tilan seuraamiseksi.

  5. Aikataulu maksu. Suorita koeajo tulostamalla ohjelmistosta luettelo kaikista maksettavista laskuista ja varmista, että raportti sisältää kaikki laskut, jotka tulisi maksaa valitulla ajanjaksolla.

  6. Testaa tarkistusajo. Tarkista ohjelmistosta kaikki hyväksytyt maksut ja tulosta erä sekkejä näiden laskujen maksamiseksi. Varmista, että järjestelmä maksaa vain valitut sekit.

  7. Merkkitarkistukset. Nimeä henkilö ensisijaiseksi tarkastuksen allekirjoittajaksi sekä toinen henkilö varmuuskopion allekirjoittajaksi. Kerro näille ihmisille heidän tehtävistään tutkimalla jokaisen shekin liitteenä olevat varmuuskopiot.

Edelliset vaiheet kattavat perustoiminnot, jotka liittyvät velkojen käsittelyyn ostovelkajärjestelmän kautta. Seuraavat lisäkohteet voidaan sisällyttää siihen:

  • Kolmisuuntainen sovitus. Saattaa olla välttämätöntä, että ostovelkamiehillä on vastaavuuksia toimittajan laskuihin yrityksen liittyviin ostotilauksiin ja mahdollisiin vastaanottodokumentteihin. Tätä vastaavuutta voidaan tarvita sen varmistamiseksi, että yritys maksaa vain asianmukaisesti valtuutetuista ja vastaanotetuista tuotteista.

  • Kuluraportit. Ota käyttöön järjestelmä, joka vaatii työntekijöitä lähettämään kuluraporttilomakkeet, joihin liitetään kuitit kaikista ostamistaan ​​tuotteista. Tämä järjestelmä voi sisältää joukon matkakäytäntöjä, jotka määräävät, mitkä kulut korvataan.

  • Hankintakortit. Perustetaan järjestelmä, jonka mukaan hankintakortit myönnetään joukolle työntekijöitä, joilla on lupa tehdä ostoksia kortilla yrityksen puolesta. Sisällytä menettelyt korttilaskelmien tarkistamiseksi virheiden varalta ja täysin tarkistettujen lausuntojen toimittaminen velkojen henkilöstölle maksujen käsittelyä varten.

Voi olla myös tarpeen lisätä valikoima valvontalaitteita velkojen järjestelmään liiallisten maksujen riskin vähentämiseksi.