Kaksinkertaisen kirjanpidon yleiskatsaus
Kaksinkertainen kirjanpito on kirjanpitojärjestelmä, jossa jokainen tapahtuma kirjataan vähintään kahdelle tilille. Tapahtumassa käytettävien tilien lukumäärää ei ole rajoitettu, mutta vähintään kaksi tiliä on. Kullakin tilillä on kaksi saraketta, vasemmalla veloitustiedot ja oikealla hyvitystiedot. Kaksinkertaisen kirjanpidon kirjanpidossa kaikkien veloitusmerkintöjen on vastattava kaikkien hyvitysten kokonaismääriä. Kun näin tapahtuu, liiketoimen sanotaan olevan "tasapainossa". Jos loppusummat eivät ole yhtä mieltä, tapahtuman sanotaan olevan "tasapainossa", etkä voi käyttää saatuja tietoja tilinpäätöksen laatimiseen, ennen kuin tapahtuma on korjattu.
Kaksinkertaisen kirjanpidon määritelmät
Veloituksen ja hyvityksen määritelmät ovat:
A veloittaa on se kirjanpitomerkinnän osa, joka joko lisää omaisuus- tai kulutiliä tai vähentää velka- tai pääomatiliä. Se on sijoitettu kirjanpidon vasemmalle puolelle.
A luotto on se kirjanpitomerkinnän osa, joka joko lisää velka- tai pääomatiliä tai vähentää omaisuus- tai kulutustiliä. Se on sijoitettu oikealle kirjanpitoon.
An tili on erillinen, yksityiskohtainen tietue, joka liittyy tiettyyn omaisuuserään, velkaan, omaan pääomaan, tuloihin, kuluihin, voittoihin tai tappioihin. Esimerkkejä tileistä ovat:
Käteinen (omaisuuserä: yleensä velkasaldo)
Myyntisaamiset (omaisuuserä: yleensä velkasaldo)
Varasto (omaisuuserä: yleensä velkasaldo)
Käyttöomaisuus (varallisuustili: yleensä velkasaldo)
Ostovelat (vastuutili: yleensä luottotase)
Siirtovelat (vastuutili: yleensä luottotase)
Maksettavat velkakirjat (vastuutili: yleensä luottotase)
Yleinen osake (oman pääoman tili: yleensä luottotase)
Kertyneet voittovarat (oman pääoman tili: yleensä luottotase)
Tulot - tuotteet (tulotili: yleensä luottotase)
Tulot - palvelut (tulotili: yleensä luottotase)
Myytyjen tavaroiden kustannukset (kulutustili: yleensä velkasaldo)
Palkkakulut (kulutustili: yleensä velkasaldo)
Yleishyödylliset kulut (kulutustili: yleensä velkasaldo)
Matkailu ja viihde (kustannustili: yleensä velkasaldo)
Voitto omaisuuden myynnistä (voittotili: yleensä luottotase)
Omaisuuserän myyntitappio (tappiotili: yleensä velkasaldo)
Esimerkkejä kaksinkertaisen merkinnän kirjanpidosta
Tässä ovat kaksinkertaisen kirjanpidon merkinnät, jotka liittyvät erilaisiin liiketoimiin:
Osta kauppatavaraa. Ostat 1000 dollaria tavaroita aikomalla myydä ne myöhemmin kolmannelle osapuolelle. Merkintä on veloitus varaston (omaisuus) tilille ja hyvitys käteisen (varojen) tilille. Tässä tapauksessa vaihdat yhden omaisuuden (käteisen) toiseen omaisuuteen (varastoon).
Myy tavaroita. Myyt tavarat ostajalle 1500 dollaria. Tässä tilanteessa on kaksi merkintää. Yksi on veloitus myyntitililtä 1500 dollaria ja hyvitys tulotilille 1500 dollaria. Tämä tarkoittaa, että kirjaat tuloja samalla kun kirjaat omaisuuden (myyntisaamiset), joka edustaa määrää, jonka asiakas on sinulle nyt velkaa. Toinen merkintä on 1 000 dollarin veloitus myytyjen tavaroiden kustannustililtä (kulu) ja saman verran hyvitys varaston (omaisuus) tilille. Tämä kirjaa varastovarallisuuden eliminoinnin, kun veloitamme sen kustannuksella. Kun nettoutetaan, myytyjen tavaroiden kustannukset 1000 dollaria ja 1500 dollarin tuotot tuottavat 500 dollarin voiton.
Palkkaa työntekijöitä. Maksat työntekijöille 5000 dollaria. Tämä on veloitus palkkatilille ja hyvitys käteisvaratilille. Tämä tarkoittaa, että kulutat käteisvaroja maksamalla työntekijöille.
Osta käyttöomaisuus. Maksat toimittajalle 4000 dollaria koneesta. Merkintä on 4 000 dollarin veloitus käyttöomaisuuden (omaisuus) tilille ja 4 000 dollarin hyvitys käteisen (omaisuuden) tilille. Tässä tapauksessa vaihdat yhden omaisuuden (käteisen) toiseen omaisuuteen (varastoon).
Velkaa. Lainaat pankista 10 000 dollaria. Merkintä on 10 000 dollarin veloitus käteisvaratilille ja 10 000 dollarin hyvitys velkakirjojen (velkojen) tilille. Siksi sinulla on vastuu saadaksesi käteistä.
Myy osakkeita. Myyt 8000 dollaria osakkeita sijoittajille. Merkintä on 8 000 dollarin veloitus käteistilille ja 8 000 dollarin hyvitys tavalliselle osakkeelle.
Maksa luottokorttitili. Maksat 6000 dollarin luottokorttitiedot, ja kaikki ostot ovat kuluja. Merkintä on yhteensä 6 000 dollaria, joka on veloitettu useilta kulutustileiltä ja 6 000 dollaria hyvitetään käteistilille. Kulutat siis omaisuutta maksamalla erilaisista kuluista.
Siten kaksinkertaisen kirjanpidon keskeinen kohta on se, että yksi tapahtuma aiheuttaa aina kirjaamisen vähintään kahdelle tilille, kun varat ja velat virtaavat vähitellen yrityksen läpi ja muunnetaan tuloiksi, kuluiksi, voitoiksi ja tappioiksi.
Vaihtoehdot kaksinkertaiseen kirjanpitoon
Yksinkertaisempi versio kirjanpidosta on kertakirjanpito, joka on pohjimmiltaan sekkikirjasta suoritettavaa kassaperusteista järjestelmää. Tämän lähestymistavan mukaan varoja ja velkoja ei seurata muodollisesti, mikä tarkoittaa, että tasetta ei voida muodostaa.
