Epäedullinen vaihtelu tapahtuu, kun organisaatio vertaa todellisia tuloksia budjettiin tai standardiin. Varianssi voi koskea joko tuloja tai kuluja, ja se määritellään seuraavasti:
Epäsuotuisa vaihtelu tuloissa. Kun todellisten tulojen määrä on vähemmän kuin vakiomääräinen tai budjetoitu määrä. Näin ollen todelliset tulot, jotka ovat 400 000 dollaria verrattuna 450 000 dollarin budjettiin, ovat epäsuotuisa tulojen varianssi 50 000 dollaria.
Epäedullinen kustannusvaihtelu. Kun todellisten kulujen määrä on suurempi kuin vakiomääräinen tai budjetoitu määrä. Täten todelliset kulut, jotka ovat 250 000 dollaria verrattuna 200 000 dollarin budjettiin, ovat 50 000 dollarin epäsuotuisat kustannusvaihtelut.
Yleensä epäedullisen varianssin tarkoituksena on tuoda esiin mahdollinen ongelma, joka voi vaikuttaa negatiivisesti voittoihin, mikä sitten korjataan. Todellisuudessa konsepti ei toimi niin hyvin. Ongelmana on, että vakiomääräiseen tai budjetoituun määrään nähden on vain epäsuotuisa varianssi ja että perustaso voi olla mahdoton tai ainakin erittäin vaikea saavuttaa. Esimerkiksi:
Ostohinnan vaihtelu. Ostohenkilöstö asettaa widgetille normaalin ostohinnan, joka on 2,00 dollaria yksikköä kohti, jonka se voi saavuttaa vain, jos yritys ostaa 10000 yksikköä. Erillinen aloite varastotasojen alentamiseksi edellyttää ostoja 1 000 yksikköä. Alemmalla äänenvoimakkuustasolla yritys voi ostaa vain widgetejä hintaan 3,00 dollaria yksikköä kohti. Epäedullista ostohinnan vaihtelua, 1,00 dollaria yksikköä kohti, ei siten voida korjata, kunhan varastojen vähentämisaloitetta jatketaan.
Työvoiman varianssi. Pitkillä tuotantoajoilla toimiva yritys asettaa alhaiset työvoimakustannukset tuotettua yksikköä kohti. Vuoden puolivälissä se siirtyy vetopohjaiseen valmistusjärjestelmään, jossa yksiköitä tuotetaan vain, jos asiakkaalle on tilaus. Kaiken kaikkiaan yrityksessä kustannukset laskevat massiivisesti, vaikka työvoiman tehokkuuden vaihtelu on suuri, mikä johtuu siitä, että työntekijät työskentelevät vähemmän yksiköitä.
Siksi on tarpeen tarkistaa epäedullisen varianssin taustalla olevat syyt ennen kuin päätellään ongelman olemassaolosta. Yleensä paras indikaattori epäedullisesta varianssista, joka vaatii korjaamista, on silloin, kun lähtötaso on historiallinen suorituskyky mielivaltaisen standardin sijasta.
Epäsuotuisan varianssin käsitettä käytetään poikkeusraportoinnissa, jossa johtajat haluavat nähdä vain ne epäsuotuisat varianssit, jotka ylittävät tietyn vähimmäismäärän (kuten esimerkiksi vähintään 10% lähtötasosta ja yli 25 000 dollaria). Jos epäsuotuisa varianssi ylittää vähimmäismäärän, siitä ilmoitetaan johtajille, jotka sitten ryhtyvät toimiin korjaamaan mikä tahansa taustalla oleva ongelma voi olla.
Epäedullinen varianssikäsite on erityisen hyödyllinen niissä organisaatioissa, jotka noudattavat tiukasti budjettia. Näissä yrityksissä finanssianalyytikko raportoi vaihtelut, jotka ovat epäedullisia suhteessa budjettiin. Johtajat ovat vastuussa varianssin palauttamisesta talousarvion mukaiseksi.
Toisaalta, jos johto ei noudata tiukasti budjetoitujen odotusten noudattamista, epäsuotuisan varianssin ilmoittaminen ei välttämättä aiheuta lainkaan toimia. Tämä on erityisen todennäköistä, kun talousarviota käytetään vain yleisenä ohjeena.
