Kolmisuuntainen täsmäytys on maksunvahvistustekniikka toimittajan laskun pätevyyden varmistamiseksi. Kun ostovelat-osasto vastaanottaa laskun toimittajalta, se vastaa seuraavia tietoja:
Toimittajan laskun tiedot kopioon liittyvästä ostotilauksesta, jonka osto-osasto on toimittanut sille. Ostotilauksessa ilmoitetaan määrä ja hinta, jolla yritys suostuu ostamaan tavarantoimittajan laskussa mainitut tavarat tai palvelut.
Toimittajan lasku vastaanottaville asiakirjoille, jotka vastaanottava yksikkö on toimittanut kirjanpitoon sen varmistamiseksi, että tavarat on vastaanotettu, että niitä on oikeassa määrässä ja että ne ovat hyvässä kunnossa.
"Kolmisuuntaisen vastaavuuden" käsite viittaa siis kolmen asiakirjan - laskun, ostotilauksen ja vastaanottoraportin - sovittamiseen maksun suorittamisen varmistamiseksi. Menettelyä käytetään varmistamaan, että vain hyväksytyt ostot korvataan, mikä estää petoksista ja huolimattomuudesta johtuvat menetykset.
Jos tämä kolmisuuntainen ottelu paljastaa, että toimittajalasku on hyvässä kunnossa, ostovelat käsittelevät laskun maksua varten. Jos ei, henkilökunta ottaa yhteyttä toimittajaan löytämistään ongelmista, jotka saattavat johtaa toimittajan toimittamaan tarkistetun laskun tai mahdollisesti hyvityslaskun.
Kolmisuuntaisessa ottelukonseptissa on ongelmia. Se on erittäin työvoimavaltaista, ja vaadittujen tietojen kerääminen voi olla vaikeaa, mikä voi johtaa maksujen viivästymiseen samalla kun ostovelat etsivät puuttuvia tietoja. Viivästykset voivat ärsyttää toimittajia ja myös estää yritystä tekemästä ennakkomaksualennuksia. Voit tehostaa kolmisuuntaista sovitusta seuraavasti:
Poissuljetaan pienen dollarin ja toistuvat laskut vastaavuusvaatimuksesta.
Ostovelvollisen salliminen hyväksyä laskut, jos toimittajalaskussa mainitut hinnat ja yksiköt ovat muutaman prosentin sisällä ostotilauksessa ilmoitetuista määristä.
Saatavilla on myös automatisoituja kolmensuuntaisia sovitusratkaisuja, jotka edellyttävät täysin integroitujen yritysresurssien suunnittelujärjestelmien käyttöä, mutta jopa nämä ratkaisut potkivat joitain tapahtumia, joiden automatisoitu ratkaisu epäonnistuu, mikä edellyttää ristiriitojen manuaalista tutkimista. Nämä automatisoidut järjestelmät ovat niin kalliita, etteivät ne ole kannattava ratkaisu pienille yrityksille.
