Luottokorttimaksun kirjaaminen edellyttää yksityiskohtaista tietojen syöttämistä luottokorttiilmoituksesta yrityksen kirjanpitojärjestelmään. Kun luottokortin käsittelijä toimittaa luottokorttitiedot yritykselle, yritykselle esitetään lähinnä suuri lasku, joka sisältää monia rivikohtia laajasta valikoimasta ostoksia. Koska lausunnon sisältö voi vaihdella niin monesti, tilille on vaikea määrittää yhtä oletusarvoista veloituskoodia (kuten tehdään useimpien muiden toimittajien kanssa, jotka yleensä liittyvät pieneen ostokokonaisuuteen). Sen sijaan ostovelkojen tietohenkilöstön on työskenneltävä läpi kaikki nämä lausunnot ja määritettävä manuaalisesti kullekin riville veloituskoodit menotyypin mukaan. Vaihtoehtona on välittää nämä lausunnot kortin käyttäjille ja pyytää heitä täyttämään vaaditut tiedot, vaikka tämä tapa viivästyttää maksujen käsittelyä.
Ostovelkailijoille voidaan toimittaa vakioluettelo tileistä, joille on määritetty laskutetut erät, koska luottokortilla ostettujen tavaroiden tyypit ovat melko säännöllisiä. Esimerkkejä yleisesti ostetuista tuotteista ovat:
Matkailu ja viihde
Toimistotarvikkeet
Myytyjen tavaroiden kustannukset
Tilaukset
Minkä tahansa edellisen erän kulukorvauksen erä on ostovelka.
Kun sekkimaksu on kirjattu ostovelkoihin, se suoritetaan lopulta luottokorttitiedotteessa ilmoitetussa määrässä (plus tai vähennettynä oikaisuilla), jos ostovelkaa veloitetaan ja käteistiliä hyvitetään. Rahalähetysneuvonta poistetaan sitten tiliotteesta, liitetään sekkiin ja postitetaan luottokortin käsittelijälle. Ostovelkojen työntekijät liittävät sitten sekin jäljennökseen jäljellä olevaan osaan korttia ja toimittavat sen kuukausittain.
Tässä mainittu luottokortin kirjanpitoprosessi on toistettava tarkalleen joka kuukausi. Muussa tapauksessa jopa yksi korttilauseke voi sisältää niin suuren kulut, että virheellinen käsittely voi erityisesti vaikuttaa organisaation taloudellisiin tuloksiin.
