Palkkaraportti on yksityiskohtainen kirjaus palkanlaskentaan liittyvistä kirjanpitotapahtumista. Pienemmät organisaatiot voivat kirjata palkkatapahtumansa suoraan pääkirjaan, mutta suuremmat yritykset huomaavat, että näiden tapahtumien suuri määrä tukkii pääkirjan. Sen sijaan he kirjaavat palkanlaskentaan liittyvät tapahtumat palkanlaskupäiväkirjaan ja kirjaavat sitten yhteen pääkirjaan yhden yhteenvetotason merkinnän, joka heijastaa kaikkia palkkapäiväkirjaan kirjattuja tapahtumia. Kirjanpito-ohjelmistojärjestelmissä ohjelmisto lähettää säännöllisesti tapahtumien kokonaismäärät palkkapäiväkirjasta pääkirjaan, yleensä käyttäjän pyynnöstä.
Jos sinun on tutkittava tietty palkkatapahtuma ja yrityksesi käyttää palkanlaskentapäiväkirjaa, sinun on tehtävä tutkimus palkkapäiväkirjan sisällä, koska yksityiskohtaisen tason tiedot eivät ole käytettävissä pääkirjassa.
Palkkahenkilöstö luo päiväkirjamerkinnät, jotka kirjataan palkanlaskentapäiväkirjaan, erityisesti säännöllisten palkkojen perusteella. Jokaisen kuukauden lopussa voi olla myös mikä tahansa määrä erityisiä merkintöjä, kuten kertyneet loma- tai sairauspäivärahat.
Kun palkkapäiväkirjaan on tehty merkintöjä ja kirjanpitohenkilöstö lähettää yhteenvedon näistä tiedoista pääkirjaan, tiedot näkyvät tuloslaskelmassa (palkat, palkkaverot ja etuuskulut) ja taseessa (kertyneet) palkat, palkkaverot ja etuudet).
Täysin tietokoneistetussa kirjanpitojärjestelmässä ei ehkä tarvitse tulostaa palkanlaskentapäiväkirjan tietoja; sen sijaan kaikki erityisiä palkkatapahtumia koskevat tutkimukset suoritetaan verkossa. Jos päiväkirja tulostetaan ja pidetään tarpeellisena, muista pitää se turvallisesti, koska se sisältää luottamuksellisia korvaustietoja.
Joissakin kirjanpito-ohjelmistopaketeissa palkanlaskentapäiväkirja voi olla näkymätön, koska tietokanta on rakennettu siten, että syötät tapahtumia yksinkertaisesti huolimatta siitä tietystä päiväkirjasta, johon ne kirjataan.
