Yleinen palkanlaskenta
Harkitse seuraavien hallintalaitteiden käyttämistä melkein kaikissa palkanlaskentajärjestelmissä riippumatta siitä, miten ajanottotiedot kerätään tai miten työntekijöille maksetaan palkkoja:
Tarkastaa. Pyydä joko sisäisiä tai ulkopuolisia tilintarkastajia suorittamaan säännöllinen palkanlaskentatoiminto tarkistaakseen, lasketaanko palkkamaksut oikein, palkatut työntekijät työskentelevät edelleen yrityksessä, aikarekisterit kerätään oikein ja niin edelleen.
Muuta valtuutuksia. Sallia muutos työntekijän siviilisäätyyn, pidätyskorvauksiin tai vähennyksiin vain, jos työntekijä on esittänyt kirjallisen ja allekirjoitetun yrityksen pyynnön siitä. Muussa tapauksessa ei ole todisteita siitä, että työntekijä olisi halunnut muutoksen tekemisen. Sama valvonta koskee kaikkia johtajan pyytämiä palkkamuutoksia.
Muuta seurantalokia. Jos käsittelet palkanlaskentaa talon sisällä tietokoneistetulla palkanlaskentamoduulilla, aktivoi muutosten seurantaloki ja varmista, että pääsy siihen on käytettävissä vain salasanasuojatulla käyttöliittymällä. Tämä loki seuraa kaikkia palkkajärjestelmään tehtyjä muutoksia, mikä on erittäin hyödyllistä virheellisten tai petollisten merkintöjen jäljittämisessä.
Virhe tarkistettaessa raportteja. Jotkin palkanlaskentavirheiden tyypit voidaan havaita juoksevilla raporteilla, jotka näyttävät vain sellaiset kohteet, jotka eivät kuulu palkanlaskennan normaalin jakauman ulkopuolelle. Kaikki eivät välttämättä osoita tiettyjä virheitä, mutta raportoitujen erien taustalla olevien virheiden todennäköisyys on suurempi. Palkanlaskijan tai kolmannen osapuolen, joka ei ole mukana palkanlaskennassa, tulisi suorittaa ja tarkistaa nämä raportit.
Kustannustrendiviivat. Etsi tilinpäätöksestä palkkakustannusten vaihtelut ja tutki sitten vaihteluiden syitä.
Annettava maksuraportti valvojille. Lähetä luettelo maksuista työntekijöille jokaiselle osaston esimiehelle ja pyydä tarkistamaan se oikeiden maksusummien ja tuntemattomien nimien suhteen. He voivat tunnistaa maksut, jotka suoritetaan työntekijöille, jotka eivät enää työskentele yrityksessä.
Rajoita pääsyä tietueisiin. Lukitse työntekijöiden tiedostot ja palkkatiedot aina, kun niitä ei käytetä, luvattoman pääsyn estämiseksi. Käytä salasanasuojausta, jos nämä tietueet on tallennettu verkossa. Tämän varotoimen tarkoituksena ei ole vain estää jotakuta pääsemästä toisen työntekijän tietueisiin, vaan myös estää luvattomat muutokset tietueisiin (kuten palkkataso).
Tehtävien erottaminen. Pyydä yhtä henkilöä valmistelemaan palkanlaskenta, toista valtuuttamaan se ja toisen luomaan maksuja, mikä vähentää petosten riskiä, elleivät useat ihmiset ole yhteistyössä. Pienemmissä yrityksissä, joissa ei ole tarpeeksi henkilöstöä tehtävien asianmukaiseen jakamiseen, vaaditaan ainakin, että joku tarkistaa ja valtuuttaa palkanlaskennan ennen kuin palkkiot lähetetään työntekijöille.
Palkanlaskennan säätimet
Seuraava luettelo mahdollisista ohjausobjekteista käsittelee esimerkiksi puuttuvia aikatauluja, väärää työaikaa ja virheellisiä palkkalaskelmia. He ovat:
Automatisoidut ajanottojärjestelmät. Harkitse olosuhteiden mukaan tietokoneistetun kellon asentamista. Näissä kelloissa on useita sisäänrakennettuja hallintalaitteita, kuten työntekijöiden salliminen vain kellotaulu sisään tai ulos määrätyissä vuoroissaan, ylityön estäminen ilman valvonnan ohittamista ja (biometristen kellojen osalta) kaverien lävistysriskin poistaminen. Sinun tulisi myös lähettää näiden kellojen luomat poikkeusraportit valvojille tarkistettavaksi.
Laskutarkastus. Jos lasket manuaalisesti palkanlaskua, anna toisen henkilön tarkistaa kaikki laskelmat, mukaan lukien työtunnit, käytetyt palkkatasot, verovähennykset ja pidätykset. Toinen henkilö suorittaa todennäköisemmin huolellisen tutkimuksen kuin laskutoimittaja.
Työtuntien tarkastus. Pyydä aina esimiestä hyväksymään työntekijöiden tekemät työtunnit estääkseen työntekijöitä veloittamasta enemmän aikaa kuin he todella työskentelivät.
Yhdistä palkanlaskurekisteri todistusasiakirjoihin. Palkkarekisterissä näkyvät bruttopalkat, vähennykset ja nettopalkat, joten se on hyvä yhteenvetoasiakirja, josta voidaan jäljittää todistusasiakirjoihin todentamista varten.
Yhdistä aikakortit työntekijäluetteloon. On huomattava riski, että työntekijä ei käänny aikataulussa ajoissa, joten hänelle ei makseta palkkoja. Tämän ongelman välttämiseksi tulosta luettelo aktiivisista työntekijöistä palkanlaskennan alkaessa ja tarkista luettelossa olevat nimet, kun saat heidän tuntilomakkeensa.
Ylityön tekemä todentaminen. Vaikka et vaatisi esimiehiä hyväksymään työntekijöiden tekemiä työtunteja, pyydä ainakin, että esimiehet hyväksyvät ylityötunnit. Näihin tunteihin liittyy palkkio, joten yrityksen kustannukset ovat korkeammat, samoin kuin työntekijöiden houkutus vaatia niitä.
Maksa muutoksen hyväksyntä. Harkitse, että työntekijän palkkamuutokseen vaaditaan vain yksi hyväksymisallekirjoitus, vaan kaksi allekirjoitusta - yksi työntekijän esimieheltä ja toinen seuraavan korkeamman tason esimieheltä. Se vähentää salaisen yhteistyön riskiä muuttamalla palkkatasoja.
Tarkista maksunhallinta
Kun maksat työntekijöille sekeillä, tarvitaan useita tarkastuksia petosten ja erilaisten virheiden vähentämiseksi. Tärkeimmät säätimet ovat:
Päivitä allekirjoituksen valtuutukset. Kun sekin allekirjoittajat poistuvat yrityksestä, poista heidät valtuutettujen sekkien allekirjoittajaluettelosta ja välitä nämä tiedot pankille. Muuten he voisivat silti allekirjoittaa yrityssekkejä.
Käsitarkastukset työntekijöille. Mahdollisuuksien mukaan käsintarkastukset suoraan työntekijöille. Näin estetään petokset, joissa palkanmyyjä luo shekin aave-työntekijälle ja tasoittaa sekin. Jos tämä on liian tehoton valvonta, harkitse sekkien jakamista manuaalisesti satunnaisesti.
Lukitse jakamattomat palkkiot. Jos annat palkkakirjoja suoraan työntekijöille etkä ole läsnä, lukitse heidän sekkinsä turvalliseen paikkaan. Tällainen sekki saatetaan muuten varastaa ja lunastaa.
Vastaa osoitteita. Jos yritys lähettää työntekijöilleen shekkejä, sovita sekkien osoitteet työntekijöiden osoitteisiin. Jos samaan osoitteeseen menee useampia kuin yksi sekki, syynä voi olla se, että palkkahallinnon virkailija reitittää väärennettyjen työntekijöiden laittomat maksut hänen osoitteeseensa.
Palkanlaskentatili. Sinun tulisi maksaa työntekijöille erilliseltä sekkitililtä ja rahoittaa tämä tili vain maksettujen sekkien määrällä. Näin estetään jotakuta vilpillisesti lisäämästä olemassa olevan palkan määrää tai luomasta kokonaan uutta, koska tilillä olevat varat eivät riitä maksamaan muutetusta sekistä.
Saatat huomata, että useat ohjaimet tukevat toisiaan, joten useista säätimistä aiheutuu päällekkäisiä vaikutuksia. Näissä tapauksissa saatat pystyä eliminoimaan muutaman valvonnan turvallisesti, tietäen, että muut kontrollit edelleen vähentävät menetysriskiä.
