Päiväkirjamerkintä on menetelmä, jolla kirjanpitotapahtuma kirjataan yrityksen kirjanpitoon. Jokaisen päiväkirjamerkinnän on luotava vähintään kaksi yhtä suurta ja tasaavaa merkintää. Tämä johtuu siitä, että jokaiseen tapahtumaan liittyy muutos vähintään kahdessa paikassa kirjanpitotiedoissa, ja kaikkien veloitusten ja hyvitysten on oltava tasapainossa. Esimerkiksi:
Kun tallennat tavarantoimittajan laskun, se kasvattaa sekä kulutiliä että ostotilin (velan) tiliä
Kun tallennat asiakaslaskun, se lisää sekä tuloja että myyntisaamisia (varoja)
Kun ostat käyttöomaisuuden, se lisää käyttöomaisuustiliä ja vähentää käteistiliä
Kun maksat työntekijöille, se lisää palkkakustannuksia ja vähentää kassatiliä
Päiväkirjamerkinnän muodon mukaan ensimmäisessä sarakkeessa on oltava tilin nimi / numero, johon merkintä tehdään, toisessa sarakkeessa on syötettävä veloitussumma ja kolmannessa sarakkeessa syötettävä hyvityssumma. Tilin nimi / hyvitettävän tilin numero on sisennetty. On myös hyödyllistä lisätä yksilöllinen päiväkirjamerkinnän tunnistenumero ja merkinnän päivämäärä sekä lyhyt kuvaus. Jos päiväkirjamerkintöjä on paljon, kannattaa ehkä sisällyttää myös hyväksyntäallekirjoituslohko sekä allekirjoitus- ja päiväyslohko henkilölle, joka syöttää päiväkirjakirjauksen kirjanpito-ohjelmistoon. Peruspäiväkirjamerkinnän muoto on:
