Palkanlaskennassa otetaan huomioon kaikki työntekijöiden palkkojen laskemisen ja maksamisen näkökohdat, mukaan lukien pidätysten maksaminen kolmansille osapuolille. Tämän prosessin tulos on dokumentaatio kaikentyyppisiin korvauksiin liittyvistä kuluista sekä työntekijöille suoritettavista oikea-aikaisista maksuista. Vaikka jotkin järjestelmät, joissa on enemmän tai vähemmän automaatiota, eivät välttämättä sisällä kaikkia näitä vaiheita, seuraavaa prosessivirtaa sovelletaan useimpiin palkanlaskentajärjestelmiin:
Perustaa uusia työntekijöitä. Pyydä uusia työntekijöitä täyttämään palkkakohtaiset tiedot osana palkkaamisprosessia, kuten W-4-lomake ja sairausvakuutuslomakkeet, jotka saattavat edellyttää palkanlaskentaa. Säilytä kopiot näistä tiedoista sisällyttääksesi ne seuraavaan palkkalistoihin.
Kerää aikakorttitietoja. Palkansaajat eivät vaadi muutoksia palkanlaskennassa, mutta sinun on kerättävä ja koottava tiedot vapauttamattomien työntekijöiden työtunneista. Tähän voi sisältyä työntekijöiden skannaus merkin kautta tietokoneistetun kellon.
Tarkista aikakorttitiedot. Tee yhteenveto juuri kerätyistä palkkatiedoista ja pyydä esimiehiä varmistamaan, että työntekijät ovat kirjaaneet aikansa oikein.
Yhteenveto erääntyneistä palkoista. Kerro työtuntien määrä jokaisen työntekijän palkkatasolla, huomioiden myös mahdolliset ylityöt tai vuorojen erot.
Syötä työntekijän muutokset. Työntekijät voivat pyytää, että heidän palkkashekkeihinsä tehdään muutoksia, yleensä pidätettyihin veroihin tai eläkemääriin. Saatat joutua kirjaamaan suuren osan tästä ennen verojen laskemista, koska se vaikuttaa palkkojen määrään, johon veroja sovelletaan.
Laske verot. IRS-verotaulukoiden avulla voit määrittää työntekijöiden bruttopalkasta pidätettävien verojen määrän.
Laske palkan vähennykset. Työntekijän nettotuloista voidaan ottaa pois useita muita vähennyksiä, mukaan lukien sairausvakuutuksen, henkivakuutuksen, korotusten ja ammattimaksujen vähennykset. Sinun on myös seurattava näiden vähennysten tavoitesummat, jotta lopetat vähennyksen, kun tavoitesummat ovat saavutettu.
Vähennä manuaaliset maksut. Jos työntekijöille on jo suoritettu manuaalisia maksuja, kuten ennakkoja, vähennä nämä määrät jäljellä olevasta nettopalkasta.
Luo palkkarekisteri. Yhteenveto palkkarekisterissä olevien työntekijöiden palkka- ja vähennystiedoista, joista voit tehdä yhteenvedon ja luoda myös päiväkirjamerkintä palkanlaskennan kirjaamiseksi. Kaikki palkanlaskentaohjelmistopaketit luovat tämän asiakirjan automaattisesti.
Tulosta palkkakirjat. Tulosta työntekijöiden palkkiot palkkarekisterin tietojen avulla. Yleensä eritellään bruttopalkat, vähennykset ja nettopalkat palkkatiedotteeseen liittyvässä rahalähetysneuvonnassa.
Maksa suoralla talletuksella. Ilmoita suorien talletusten käsittelijälle mahdollisten suorien talletusten määrä ja anna työntekijöille rahojensiirto-ohjeita näistä maksuista.
Myöntää palkkatarkistuksia. Pyydä paymasteria antamaan työntekijöille palkkatarkastuksia, jotka edellyttävät työntekijän henkilöllisyyttä, jos työntekijöitä on paljon.
Talletetut pidätetyt verot. Talleta kaikki pidätetyt palkkaverot ja työnantajan verot pankkiin, jolla on lupa käsitellä näitä tapahtumia.
Palkanlaskupäiväkirjamerkinnät
Palkanlaskennan ensisijainen päiväkirjamerkintä on yhteenvetotasoinen merkintä, joka on koottu palkkarekisteristä ja joka on kirjattu joko palkkapäiväkirjaan tai pääkirjaan. Tämä merkintä sisältää yleensä suorien työvoimakustannusten, palkkojen ja yrityksen palkkaverojen veloitukset. Lisäksi hyvitetään useita tilejä, joista jokaisessa on yksityiskohtainen vastuu maksamattomista palkkaveroista sekä työntekijöille jo maksetusta nettopalkasta maksettujen käteisvarojen määrä. Perustiedot (olettaen, että veloituksia ei enää jaotella yksittäisten osastojen mukaan) on:
