Pysyvä tilaus on toistuva valtuutus ostaa tai maksaa. Käsitettä voidaan soveltaa sekä osto- että velka-alueisiin, joissa erot ovat seuraavat:
- Ostaminen. Toistuva ostotilaus, jota voidaan kutsua pääostotilaukseksi, annetaan toimittajalle, joka valtuuttaa toistuvat toimitukset ostajalle. Tämä sopimus määrittelee tyypillisesti tietyllä ostojaksolla maksettavat hinnat ja toimitettavat määrät. Myyjää voidaan joutua odottamaan ostajan lähettämiä erityisiä valtuutuksia tai yksinkertaisesti toimittamaan toimituksia toistuvasti.
- Ostovelat. Toimittajille suoritetaan toistuvia samansuuruisia maksuja. Tätä lähestymistapaa käytetään yleisesti sopimusvelvoitteissa, kuten kuukausimaksut vakuutuksista, vuokrista, lainoista ja pysäköintimaksuista. Tämä tapahtuu tyypillisesti ostajan pankin kanssa antamissa ohjeissa maksujen suorittamiseksi säännöllisin väliajoin myyjän pankkitilille. Pysyvän tilauksen tiedot on yleensä merkitty ostajan pankin vaatimaan valtuutuslomakkeeseen.
Pysyvät tilaukset voivat lisätä yrityksen tehokkuutta toistamalla ostot ja maksut sen sijaan, että vaaditaan yksittäisten liiketoimien aloittamista aina, kun osto tai maksu on suoritettava. Näin tekeminen vähentää merkittävästi siihen liittyvää paperityötä. Niiden käytön vaara on se, että ne voivat kestää liian kauan, jolloin ostoksia voidaan jatkaa, kun niitä ei enää tarvita tai maksut suoritetaan sen jälkeen, kun siihen ei ole enää velvoitetta. Näin ollen pysyvien tilausten päättymispäiviä on seurattava jatkuvasti.
Toinen huolenaihe on, että jompikumpi pysyvä tilaus voi aiheuttaa yritykselle merkittävän velvoitteen, joten rajoita tiukasti niiden työntekijöiden määrää, joilla on valtuudet antaa niitä.
