Yksinkertaisin tapa tunnistaa vanhentuneet varastot ilman tietokonejärjestelmää on jättää fyysiset varastomäärätunnisteet kaikkiin varastonimikkeisiin vuotuisen fyysisen laskennan jälkeen. Seuraavan vuoden aikana käytettyihin tuotteisiin teipatut tagit heitetään pois käytön aikana, jolloin vain vanhimmat käyttämättömät tuotteet on vielä merkitty vuoden loppuun mennessä. Voit sitten kiertää varastoa nähdäksesi, onko heille luotava vanhentumisvaraus. Tunnisteet voivat kuitenkin pudota tai repiä pois varastotuotteista, varsinkin jos läheisissä säiliöissä on paljon liikennettä. Vaikka ylimääräinen teippaus vähentää tätä ongelmaa, on todennäköistä, että jonkin verran tagin menetystä tapahtuu ajan myötä.
Jopa alkeellinen tietokoneavusteinen seurantajärjestelmä kirjaa todennäköisesti viimeisen päivämäärän, jolloin tietty osanumero poistettiin varastosta tuotannon tai myynnin vuoksi. Jos on, raporttien kirjoittajan avulla on helppo kerätä ja lajitella nämä tiedot. Tuloksena on raportti, jossa luetellaan kaikki mainosjakaumat alkaen tuotteista, joilla on vanhin "viimeksi käytetty" päivämäärä. Lajittelemalla ensin vanhimman viimeisen käyttöpäivän sisältävän raportin, voit helposti päästä eräänlaiseen luetteloon kohteista, jotka tarvitsevat lisätutkimuksia mahdollisen vanhentumisen vuoksi. Tämä lähestymistapa ei kuitenkaan anna riittävää näyttöä siitä, että tuotetta ei käytetä enää koskaan, koska se voi olla olennainen osa tuotetta, jota ei ole suunniteltu tuotettavaksi jonkin aikaa, tai palveluosa, jonka kysyntä on vähäistä.
Viimeisimmän käytetyn -raportin edistyneessä versiossa verrataan varastojen kokonaismäärää käsillä olevaan määrään, mikä itsessään voi olla riittävä tieto vanhentumistarkastuksen tekemiseksi. Siinä luetellaan myös suunniteltu käyttö, joka vaatii tietoja materiaalivaatimusten suunnittelujärjestelmästä ja joka ilmoittaa sinulle tulevista käyttövaatimuksista. Luettelossa on myös jokaisen kohteen pidennetyt kustannukset, jotta raportin käyttäjille saadaan jonkinlainen käsitys alaskirjauksesta, joka voi tapahtua, jos kohde julistetaan vanhentuneeksi.
Jos tietokonejärjestelmässä on materiaaliluettelo, on erittäin todennäköistä, että se luo myös "jos käytetty" -raportin, jossa luetellaan kaikki materiaalilaskut, joihin varastotietoa käytetään. Jos eräässä raportissa ei ole luetteloa "missä käytetty", on todennäköistä, että osaa ei enää tarvita. Tämä raportti on tehokkain, jos materiaalilaskut poistetaan tietokonejärjestelmästä tai deaktivoidaan heti, kun tuotteet vedetään markkinoilta. tämä paljastaa selkeämmin ne varastotarvikkeet, joita ei enää tarvita.
Lisämenetelmä sen määrittämiseksi, onko osa vanhentunut, on teknisten muutostilausten tarkistaminen. Nämä asiakirjat osoittavat, että nämä osat korvataan eri osilla, samoin kuin milloin vaihdon on tarkoitus tapahtua. Tämän jälkeen voit etsiä varastotietokannasta nähdäksesi, kuinka monta vaihdettavista osista on vielä varastossa, jotka voidaan sitten laskea yhteen, mikä antaa uuden vaihtelun vanhentuneen varaston määrään.
Viimeinen tietolähde on edellisen kauden vanhentunut varastoraportti. Kirjanpitohenkilöstön tulisi seurata näitä eriä ja ilmoittaa johdolle niistä, joista ei ole luovutustoimintaa.
Jotta mikä tahansa näistä arviointijärjestelmistä toimisi, on luotava käytäntöjä ja menettelyjä sekä jatkuvia aikataulun mukaisia tarkistuspäiviä. Tällöin on erittäin todennäköistä, että vanhentumiskatsauksista tulee säännöllinen osa yrityksen toimintaa. Harkitse erityisesti hallituksen valtuuttamaa politiikkaa suorittaa vähintään neljännesvuosittaiset vanhentumiskatsaukset, mikä antaa johdolle mahdollisuuden paikantaa kohteet ennen kuin ne ovat liian vanhoja hävitettäväksi kohtuulliseen hintaan. Toisessa hallituksen käytännössä tulisi sanoa, että johto etsii ja hävittää aktiivisesti keskeneräisiä tuotteita tai valmiita tuotteita, joiden laatutaso ei ole hyväksyttävä. Tällöin tavarat pidetään ensinnäkin varastoimatta varastoon.
Liittyvät kurssit
Varaston kirjanpito
Kuinka tarkastaa inventaariota
Varastonhallinta
