Yrityksessä, jolla ei ole tarkkoja varastotietueita, on säännöllisesti suoritettava täydellinen luettelo varastosta (tunnetaan fyysisenä laskentana). Tämä tehdään yleensä kuukauden, vuosineljänneksen tai vuoden lopussa samaan aikaan raportointikauden lopun kanssa. Kuten seuraava menettely osoittaa, tarkan fyysisen varastomäärän täyttäminen vaatii paljon vaivaa, joten yritykset pyrkivät rajoittamaan vuodessa suoritettujen laskelmien määrää. Prosessin vaiheet ovat seuraavat:
Tilausten määrän tunnisteet. Tilaa riittävä määrä kaksiosaisia laskentatunnisteita odotettavissa olevan mainosjakauman määrälle. Nämä tunnisteet on numeroitava peräkkäin, jotta niitä voidaan seurata erikseen osana laskentaprosessia.
Esikatsele mainosjakaumaa. Tarkista mainosjakauma useita päiviä ennen aikataulun mukaista varastomäärää. Jos puuttuu osanumeroita tai jos kohteet näyttävät olevan kunnossa, jota on vaikea laskea (kuten että ne eivät ole pussissa tai laatikoissa), ilmoita varastohenkilökunnalle tarvittavat korjaukset.
Laske varaston ennalta. Käy luettelo läpi useita päiviä etukäteen ja laske kaikki tuotteet, jotka voidaan sijoittaa suljettuihin astioihin. Sulje ne säiliöihin ja merkitse määrä tiivisteteipille. Tämä tekee laskutehtävän paljon helpommaksi varsinaisen laskennan aikana. Jos sinetti rikkoutuu, laskentaryhmä tietää, että heidän on laskettava uudelleen säiliön sisältö.
Täydellinen tietojen syöttö. Jos vielä on suoritettavia tiedonsiirtotapahtumia, tee se ennen varastonlaskennan alkamista. Tämä sisältää tapahtumat varastosta, palautukset varastoon ja siirrot varastosäiliöiden välillä.
Ilmoita muille säilytyspaikoille. Jos yrityksellä on ulkopuolisia varastoja tai kolmansien osapuolten sijainteja, jotka pitävät yrityksen varastoa lähetyksessä, ilmoita heille, että heidän on laskettava varastonsa käsillä virallisesta laskupäivästä alkaen ja toimitettava nämä tiedot varastovastaavalle.
Jäädytä varastotoiminta. Lopeta kaikki toimitukset varastosta ja erota kaikki uudet vastaanotetut tavarat myös silloin, kun niitä ei lasketa. Muuten inventaariotiedot ovat vaihteluvarastossa inventaariolaskennan aikana, eivätkä ne siten ole täysin luotettavia.
Ohjaa laskentaryhmiä. Kokoa kahden hengen ryhmät laskemaan inventaariota ja opastamaan heitä laskentatehtävissään. Näihin tehtäviin kuuluu, että yksi henkilö laskee inventaarion, kun taas toinen henkilö merkitsee tiedot laskentatunnisteeseen. Yksi tagin kopio kiinnitetään luetteloon, kun taas ryhmä säilyttää toisen kopion.
Anna tunnisteita. Varastonhoitaja antaa laskentatunnuslohkot laskuritiimeille. Jokainen joukkue on vastuussa tietyn määrän laskentatunnisteiden palauttamisesta riippumatta siitä, käytetäänkö tunnisteita. Kaikkien laskentatagien hallinnan ylläpitäminen varmistaa, että kadonneet tagit tutkitaan nopeasti.
Määritä laskualueet. Määritä jokaiselle laskuritiimille erityinen säiliöalue. Huomaa nämä sijainnit korostimella varaston kartalle. Varastonhoitajan tulee ylläpitää pääluetteloa varaston alueista, jotka on laskettu ja mitkä ryhmät on osoitettu kullekin alueelle.
Laske inventaario. Yksi henkilö kustakin joukkueesta laskee tietyn kohteen roskakorin sijainnista, ja sitten toinen henkilö merkitsee roskakorin sijainnin, tavaran kuvauksen, osanumeron, määrän ja mittayksikön laskentatunnisteeseen. Ryhmä kiinnittää tunnisteen alkuperäiskopion inventaariokohteeseen ja säilyttää kopion.
Tarkista tunnisteet. Laskenta-alueen päätyttyä kukin laskentaryhmä palaa varastomiehelle, joka tarkistaa, että kaikki tunnisteet on palautettu. Jos laskettavia varastoalueita on enemmän, määritä laskentaryhmille uusi alue ja anna heille tarvittaessa uusia laskentatunnuslohkoja.
Anna tunnistetiedot. Kirjoita laskentatunnisteiden tiedot online-tietojen syöttölomakkeeseen. Kun tietojen syöttö on valmis, tulosta raportti, jossa näkyvät kaikki syötetyt tunnisteiden numerot lajiteltuna tunnistenumeron mukaan, ja etsi numeroissa aukkoja. Tutki havaittuja numerointivajeita. Tämä varmistaa, että kaikki annetut laskutunnisteet sisällytettiin tiedostoon.
Tutki epätavallisia tuloksia. Lajittele varastoraportti uudelleen useilla tavoilla etsimään epätavallisia tietoja ja tutki kuhunkin liittyvää tunnistemerkintää.
Voi olla hyödyllistä arvioida tämä menettely jokaisen laskennan jälkeen, jotta voidaan nähdä, onko menettelyä muutettava kokeneen laskentakysymyksen kompensoimiseksi.
