Poistojen kirjanpito edellyttää jatkuvaa merkintäsarjaa, jotta käyttöomaisuus voidaan laskuttaa kuluiksi ja lopulta kirjata se pois. Nämä merkinnät on suunniteltu vastaamaan käyttöomaisuuden jatkuvaa käyttöä ajan myötä.
Poistot ovat omaisuuserän hankintamenon asteittaista veloittamista kuluksi sen odotetun taloudellisen käyttöiän aikana. Syy poistojen käyttämiseen käyttöomaisuuden kirjattavien kustannusten asteittaisessa vähentämisessä on kirjata osa hyödykkeen kuluista samalla, kun yritys kirjaa käyttöomaisuuden tuottamat tulot. Jos siis laskutat kokonaisen käyttöomaisuushyödykkeen kustannukset kuluksi yhden tilikauden aikana, mutta se tuotti jatkuvasti tuloja vuosia eteenpäin, tämä olisi sopimattomuusperiaatteen mukainen kirjanpitotapahtuma, koska tuloja ei soviteta yhteen liittyvät kulut.
Todellisuudessa tuloja ei voida aina liittää suoraan tiettyyn käyttöomaisuuteen. Sen sijaan ne voidaan helpommin yhdistää koko tuotantojärjestelmään tai omaisuusryhmään.
Poistot sisältävä päiväkirjamerkintä voi olla yksinkertainen merkintä, joka on tarkoitettu kaikenlaisten käyttöomaisuushyödykkeiden sijoittamiseen, tai se voidaan jakaa alaryhmiin erikseen kullekin käyttöomaisuuslajille.
Poistojen peruspäiväkirja on veloittaa poistokulutustili (joka näkyy tuloslaskelmassa) ja hyvittää kertyneet poistotilit (joka näkyy taseessa vasta-tilinä, joka vähentää käyttöomaisuuden määrää). Ajan myötä kertynyt poistotase kasvaa edelleen, kun siihen lisätään enemmän poistoja, kunnes se on yhtä suuri kuin omaisuuserän alkuperäinen hankintameno. Lopeta silloin poistokulujen kirjaaminen, koska hyödykkeen kustannukset on nyt laskettu nollaan.
Esimerkiksi ABC Company laskee, että sillä pitäisi olla 25 000 dollaria poistoja kuluvana kuukautena. Merkintä on:
