Luottotappiokulu on myyntisaamisen määrä, jota ei voida periä. Asiakas on päättänyt olla maksamatta tätä summaa joko taloudellisten vaikeuksien vuoksi tai siksi, että asiakkaalle myytävästä tuotteesta tai palvelusta on kiistaa. Jossakin määrin tämän kustannuksen summa heijastaa myyjän tekemiä luottovalintoja tehdessään luottoja asiakkaille. Kustannuksiin veloitettujen luottotappioiden määrä johdetaan yhdellä kahdesta menetelmästä, jotka ovat:
Suora poistaminen. Kun käy ilmi, että tiettyä asiakaslaskua ei makseta, laskun summa veloitetaan suoraan luottotappioihin. Tämä on veloitus luottotappiotililtä ja hyvitys myyntisaamisille. Siten kustannus liittyy suoraan tiettyyn laskuun. Tämä ei ole myynnin väheneminen, vaan pikemminkin kustannusten kasvu.
Korvausmenetelmä. Kun myyntitapahtumat kirjataan, kirjataan myös vastaava määrä luottotappioita, teoriassa, että luottotappioiden arvioitu määrä voidaan määrittää historiallisten tulosten perusteella. Tämä kirjataan veloituksena luottotappiotililtä ja hyvitykseksi epäilyttäviltä tileiltä. Maksamattomien myyntisaamisten varsinainen eliminointi toteutetaan myöhemmin vetämällä summa hyvitystililtä. Tämä ei ole myynnin väheneminen.
Hyvitysvelan laskeminen hyvitysmenetelmällä voidaan määrittää monin tavoin, kuten:
Sovelletaan yleistä luottotappioprosenttia kaikkeen luottomyyntiin
Yhä suuremman prosenttiosuuden soveltaminen myöhempiin aikaryhmiin, joissa myyntisaamiset raportoidaan myyntisaamisten ikääntymisraportissa
Perustuu kunkin asiakkaan riskianalyysiin
Riippumatta siitä, mitä laskentamenetelmää käytetään, se on päivitettävä jokaisena peräkkäisenä kuukautena sisällyttämään kaikki muutokset taustalla oleviin saamisiin.
Suora alaskirjausmenetelmä ei ole teoreettisesti oikea tapa tunnistaa luottotappiota, koska kulu kirjataan useita kuukausia myöhemmin kuin alkuperäiseen myyntiin liittyvät tulot, jolloin saman liiketoimen osat erotetaan eri ajanjaksoiksi. Oikeampi lähestymistapa on hyvitysmenetelmä, koska osa kaikesta myynnistä varataan heti, kun tulot kirjataan. Jälkimmäisessä tapauksessa tuotot ja niihin liittyvät kulut näkyvät samana ajanjaksona, joten voidaan nähdä koko myynnin kokonaisvaikutus saman tilikauden voittoihin.
Luottotappiokulut näkyvät tuloslaskelman rivikohdassa toimintakulut-osiossa laskelman alaosassa.
Esimerkkinä hyvitysmenetelmästä, ABC International kirjaa 1 000 000 dollarin luottomyynnin viimeisen kuukauden aikana. Historiallisesti ABC kokee yleensä 1%: n huonojen velkojen prosenttiosuuden, joten se kirjaa 10 000 dollarin luottotappion, joka veloittaa huonojen velkojen kustannukset ja hyvittää epävarma tilit. Seuraavina kuukausina 2000 dollarin lasku julistetaan keräämättömäksi, joten se poistetaan yhtiön kirjanpidosta, kun veloitus on 2 000 dollaria epävarmojen tilien hyvitykselle ja hyvitys saataville.
