Joustava budjetin yleiskatsaus
Joustava budjetti sopeutuu todellisen tulotason muutoksiin. Todelliset tulot tai muut toimintotoimenpiteet otetaan joustavaan budjettiin, kun tilikausi on saatu päätökseen, ja siitä syntyy panoksille ominainen budjetti. Budjettia verrataan sitten todellisiin kuluihin valvontatarkoituksiin. Joustavan budjetin muodostamiseksi tarvitaan seuraavat vaiheet:
Tunnista kaikki kiinteät kustannukset ja erota ne budjettimallissa.
Määritä missä määrin kaikki muuttuvat kustannukset muuttuvat toiminnan mittareiden muuttuessa.
Luo budjettimalli, jossa kiinteät kustannukset on "koodattu" malliin ja muuttuvat kustannukset ilmoitetaan prosentteina asiaankuuluvista toimintamittauksista tai kustannuksina toimintoyksikköä kohti.
Syötä todelliset aktiviteettimittarit malliin tilikauden päättymisen jälkeen. Tämä päivittää joustavan budjetin muuttuvat kustannukset.
Syötä tuloksena oleva joustava budjetti koko kaudelle kirjanpitojärjestelmään todellisten kulujen vertaamista varten.
Tämä lähestymistapa eroaa yleisemmästä staattisesta budjetista, joka ei sisällä muuta kuin kiinteitä määriä, jotka eivät vaihtele todellisen tulotason mukaan. Budjetti verrattuna joustavan budjetin varsinaisiin raportteihin tuottaa taipumuksia, jotka ovat paljon merkityksellisempiä kuin staattisella budjetilla, koska sekä budjetoidut että tosiasialliset kulut perustuvat samaan toimintamittaukseen. Tämä tarkoittaa, että varianssit ovat todennäköisesti pienempiä kuin staattisen budjetin alapuolella, ja ne ovat myös erittäin toimivia.
Voidaan luoda joustava budjetti, joka vaihtelee hienostuneisuuden mukaan. Tässä on useita muunnelmia konseptista:
Perusjoustava budjetti. Yksinkertaisesti joustava budjetti muuttaa niitä kuluja, jotka vaihtelevat suoraan tulojen mukaan. Malliin on tyypillisesti rakennettu prosenttiosuus, joka kerrotaan todellisilla tuloilla, jotta saadaan selville, mitkä kulut pitäisi olla ilmoitetulla tulotasolla. Myytyjen tavaroiden kustannusten osalta voidaan käyttää yksikkökustannuksia eikä prosenttiosuutta myynnistä.
Väliaikainen joustava budjetti. Jotkut menot vaihtelevat muiden toimintamittojen kuin tulojen mukaan. Esimerkiksi puhelinkulut voivat vaihdella henkilöstömäärän muuttuessa. Jos näin on, nämä muut toimintamenetelmät voidaan integroida joustavaan budjettimalliin.
Edistyksellinen joustava budjetti. Menot voivat vaihdella vain tietyillä tuotealueilla tai muissa toiminnoissa; näiden rajojen ulkopuolella voi olla erilainen osuus menoista. Hienostunut joustava budjetti muuttaa näiden menojen osuutta, jos niihin perustuvat mittaukset ylittävät tavoitealueensa.
Lyhyesti sanottuna joustava budjetti antaa yritykselle työkalun verrata todellista ja budjetoitua suoritusta monilla toiminnan tasoilla.
Joustavan budjetoinnin edut
Joustava budjetti on houkutteleva käsite. Tässä on useita etuja:
Käyttö muuttuvien kustannusten ympäristössä. Joustava budjetti on erityisen hyödyllinen yrityksissä, joissa kustannukset ovat tiiviisti yhdenmukaisia liiketoiminnan tason kanssa, kuten vähittäiskaupan ympäristössä, jossa yleiskustannukset voidaan erottaa ja käsitellä kiinteinä kustannuksina, kun taas tavaroiden kustannukset liittyvät suoraan tuloihin.
Suorituskyvyn mittaus. Koska joustava budjetti järjestää itsensä uudelleen toimintatasojen perusteella, se on hyvä työkalu johtajien suorituskyvyn arvioimiseksi - budjetin tulee olla tiiviisti odotusten mukainen kaikilla toimintatasoilla.
Budjetoinnin tehokkuus. Joustavaa budjetointia voidaan käyttää helpommin päivittämään budjetti, jonka tulo- tai muuta toimintaa koskevia lukuja ei ole vielä viimeistelty. Tämän lähestymistavan mukaan johtajat hyväksyvät kaikki kiinteät kulut sekä muuttuvien kulujen osuuden tuloista tai muusta toiminnasta. Sitten budjetoiva henkilöstö täydentää loput budjetista, joka kulkee joustavan budjetin kaavojen läpi ja muuttaa automaattisesti menotasoja.
Nämä kohdat tekevät joustavasta budjetista houkuttelevan mallin edistyneelle budjettikäyttäjälle. Harkitse kuitenkin seuraavia tasoituskysymyksiä, ennen kuin päätät siirtyä joustavaan budjettiin.
Joustavan budjetoinnin haitat
Alun perin joustava budjetti näyttää olevan erinomainen tapa ratkaista monet staattiseen talousarvioon liittyvät ongelmat. Siihen liittyy kuitenkin myös useita vakavia asioita, joita käsittelemme seuraavissa kohdissa:
Formulaatio. Vaikka joustava budjetti on hyvä työkalu, sitä voi olla vaikea muotoilla ja hallinnoida. Yksi muotoilun ongelmista on, että monet kustannukset eivät ole täysin vaihtelevia, vaan niillä on kiinteiden kustannusten komponentti, joka on laskettava ja sisällytettävä budjettikaavaan. Myös kustannuskaavojen kehittämiseen voidaan käyttää paljon aikaa, mikä on enemmän aikaa kuin tyypillisellä budjetointihenkilöstöllä on käytettävissä keskellä budjettiprosessia.
Sulkemisviive. Joustavaa budjettia ei voida ladata uudelleen kirjanpito-ohjelmistoon vertailua varten tilinpäätökseen. Sen sijaan kirjanpitäjän on odotettava, kunnes taloudellinen raportointijakso on päättynyt, syötettävä sitten tulot ja muut toimintamenetelmät budjettimalliin, poimittava tulokset mallista ja ladattava ne kirjanpito-ohjelmistoon. Vasta sitten on mahdollista antaa tilinpäätös, joka sisältää budjetin ja tosiasiallisen tiedon, mikä viivästyttää tilinpäätöksen antamista.
Tulojen vertailu. Joustavassa budjetissa budjetoitua ei verrata todellisiin tuloihin, koska nämä kaksi lukua ovat samat. Malli on suunniteltu vastaamaan todellisia kustannuksia odotettuihin kuluihin, ei vertailemaan tulotasoja. Ei ole mitään keinoa korostaa, ovatko todelliset tuotot odotusten ylä- tai alapuolella.
Sovellettavuus. Joillakin yrityksillä on niin vähän kaikenlaisia muuttuvia kustannuksia, että joustavan budjetin laatimiseen ei ole mitään järkeä. Sen sijaan heillä on valtava määrä kiinteitä yleiskustannuksia, jotka eivät vaihtele vastauksena minkään tyyppiseen toimintaan. Harkitse esimerkiksi verkkokauppaa, joka lataa ohjelmistoja asiakkailleen; myymälän ylläpitoon vaaditaan tietty määrä menoja, eikä myydyistä tavaroista aiheudu käytännössä muita kustannuksia kuin luottokorttimaksut. Tässä tilanteessa ei ole mitään järkeä rakentaa joustavaa budjettia, koska se ei poikkea staattisesta budjetista.
Lyhyesti sanottuna joustava budjetti vaatii ylimääräistä aikaa sen rakentamiseen, viivästyttää tilinpäätöksen julkaisemista, ei mittaa tuloeroja eikä sitä voida soveltaa tietyissä budjettimalleissa. Nämä ovat vakavia asioita, joilla on taipumus rajoittaa sen käyttöä.
