Kirjanpitotapahtuma on liiketapahtuma, jolla on rahallinen vaikutus yrityksen tilinpäätökseen. Se kirjataan yrityksen kirjanpitoon. Esimerkkejä kirjanpitotapahtumista ovat:
Myynti käteisenä asiakkaalle
Myynti luotolla asiakkaalle
Vastaanota käteistä asiakkaan velkaa
Osta käyttöomaisuus toimittajalta
Kirjaa käyttöomaisuuden poistot ajan myötä
Osta tarvikkeita toimittajalta
Sijoitus toiseen yritykseen
Sijoitukset jälkimarkkinakelpoisiin arvopapereihin
Suojaukseen sitoutuminen epäsuotuisan hintamuutoksen vaikutusten lieventämiseksi
Lainaa varoja luotonantajalta
Antaa osinkoa sijoittajille
Omaisuuden myynti kolmannelle osapuolelle
Saattaa myös olla vilpillisiä kirjanpitotapahtumia, jotka pääasiassa johto tai kirjanpitäjät tekevät. Nämä liiketoimet voidaan välttää käyttämällä kattavaa valvontajärjestelmää.
Jokaisen kirjanpitotapahtuman on noudatettava kirjanpitoyhtälön sanamuotoa, jonka mukaan minkä tahansa liiketoimen on johdettava varoihin, jotka vastaavat velkoja ja omaa pääomaa. Esimerkiksi:
Myynti asiakkaalle johtaa myyntisaamisten (varojen) kasvuun ja tulojen kasvuun (epäsuorasti lisää osakkeenomistajien omaa pääomaa).
Hankinta toimittajalta johtaa kulujen kasvuun (epäsuorasti pienentää omaa pääomaa) ja käteisen (omaisuus) vähenemiseen.
Käteisen vastaanottaminen asiakkaalta johtaa käteisen (varojen) kasvuun ja myyntisaamisten (omaisuuserien) vähenemiseen.
Varojen lainaaminen luotonantajalta lisää käteisen (varojen) ja maksettavien lainojen (velan) kasvua.
Jokainen kirjanpitotapahtuma johtaa siis tasapainotettuun kirjanpitoyhtälöön.
Kirjanpitotapahtumat kirjataan joko suoraan tai epäsuorasti päiväkirjamerkinnällä. Epäsuora lajike luodaan, kun kirjaat tapahtuman kirjanpito-ohjelmistossa olevalla moduulilla, ja moduuli luo sinulle päiväkirjamerkinnän. Esimerkiksi kirjanpito-ohjelmiston laskutusmoduuli veloittaa myyntitiliä ja hyvittää tulotiliä aina, kun luot asiakaslaskun.
Jos päiväkirjamerkintä luodaan suoraan manuaaliseen kirjanpitojärjestelmään, varmista, että kaikkien veloitusten summa on kaikkien hyvitysten summa tai muuten tapahtuma on epätasapainossa, mikä tekee tilinpäätöksen luomisen mahdottomaksi. Jos päiväkirjamerkintä luodaan suoraan kirjanpito-ohjelmistopakettiin, ohjelmisto kieltäytyy hyväksymästä merkintää, ellei veloitus ole yhtä suuri.
