Laskennallinen vuokrakirjanpito tapahtuu, kun vuokralaiselle annetaan ilmainen vuokra yhdessä tai useammassa jaksossa, yleensä vuokrasopimuksen alkaessa. Näiden ilmaisten ajanjaksojen ja sitä seuraavien jaksojen huomioon ottamiseksi olennainen kirjanpito on seuraava:
Kokoa vuokrasopimuksen kokonaishinta koko vuokra-ajan. Esimerkiksi, jos vuokrasopimus on voimassa yhdeksi vuodeksi, jolloin ensimmäinen kuukausi on ilmainen ja vuokramaksut kaikilla muilla kuukausilla ovat 1 000 dollaria, vuokrasopimuksen kokonaiskustannukset ovat 11 000 dollaria.
Jaa tämä määrä vuokrasopimuksen kattamien ajanjaksojen kokonaismäärällä, mukaan lukien kaikki vapaat käyttökuukaudet. Jatkamalla samaa esimerkkiä, tämä olisi 917 dollaria, joka lasketaan jakamalla 11 000 dollaria 12 kuukaudella.
Laske vuokrasopimuksen kuukausina keskimääräinen kuukausimaksu kuluksi riippumatta tosiasiallisesta kuukausimaksusta. Näin ollen esimerkkitilanteen ensimmäisen kuukauden kustannukset ovat 917 dollaria. Tuossa kuussa ei suoriteta todellista maksua, koska vuokralaiselle annetaan ilmainen kuukausittainen käyttöaste. Tämä tarkoittaa, että 917 dollarin velkakulu korvataan hyvityksellä laskennalliselle vuokratilille, joka on velkatili.
Kaikilla peräkkäisillä vuokra-kuukausilla peritään edelleen sama keskimääräinen summa kuluksi. Jos suoritetaan vuokranmaksu (hyvitys käteisen vähentämiseksi) ja maksu ei vastaa kulua, ero kirjataan laskennallisen vuokravastuun tilille. Esimerkin jatkamiseksi kuukausimaksu kaikilla muilla kuukausilla on 1 000 dollaria, mikä on 83 dollaria korkeampi kuin vuokrakuluihin veloitettu summa. Tätä eroa käytetään laskennallisen vuokravastuun vähentämiseen vuokrasopimuksen jäljellä olevina kuukausina, kunnes se lasketaan nollaan.
Samaa lähestymistapaa laskennalliseen vuokrakirjanpitoon sovelletaan, kun vuokrasumma muuttuu ajan myötä. Esimerkiksi jos vuokrasopimus nousee muutaman kuukauden kuluttua, keskimääräinen vuokrakulu veloitetaan edelleen kaikilla kuukausilla, jolloin osa tästä hinnasta sisältyy laskennalliseen vuokravastuuseen. Myöhemmin, kun maksut vastaavat korkeampaa korkoa, mutta keskimääräisiä vuokrakuluja veloitetaan edelleen, laskennallinen vuokravastuu pienenee vähitellen.
