Kirjanpitoprosessi on kolme erillistä liiketapaa, joita käytetään liiketoimien kirjaamiseen kirjanpitoon. Nämä tiedot kootaan sitten tilinpäätökseen. Tapahtumatyypit ovat:
Ensimmäisenä tapahtumana on varmistaa, että edellisen kauden peruutusmerkinnät on tosiasiallisesti kumottu.
Toinen ryhmä koostuu vaiheista, joita tarvitaan yksittäisten liiketoimien kirjaamiseksi kirjanpitoon.
Kolmas ryhmä on kauden lopullinen käsittely, joka vaaditaan kirjanpidon sulkemiseen ja tilinpäätöksen laatimiseen.
Käsittelemme näitä kolmea kirjanpitoprosessin osaa jäljempänä.
Aikakäsittelyn alku
Varmista, että kaikki edeltävien kausien peruutusmerkinnöiksi määritetyt tapahtumat on todella peruutettu. Näin varmistetaan, että tapahtumia ei kirjata kahdesti kuluvan ajanjakson aikana. Nämä tapahtumat merkitään yleensä kirjanpito-ohjelmiston peruutusmerkinnöiksi, joten palautuksen pitäisi olla automaattinen. Tutki kuitenkin kauden alun tilit peruutusten tarkistamiseksi. Jos peruutuslippua ei asetettu, merkintä on käännettävä manuaalisesti käyttämällä uutta päiväkirjamerkintää.
Yksittäiset liiketoimet
Kirjanpitoprosessin yksittäisten tapahtumien edellyttämät vaiheet ovat:
Tunnista tapahtuma. Määritä ensin millainen tapahtuma se voi olla. Esimerkkejä ovat tavaroiden ostaminen toimittajilta, tuotteiden myynti asiakkaille, palkatut työntekijät ja asiakkaiden käteiskuittien kirjaaminen.
Valmistele asiakirja. Kaupan aloittamiseksi on usein laadittava tai tunnustettava yritysasiakirja, kuten lasku asiakkaalle tai lasku toimittajalta.
Tunnista tilit. Jokainen liiketapahtuma kirjataan kirjanpitotietokannan tilille, kuten tulo-, kulu-, omaisuus-, velka- tai osakkeenomistajatili. Selvitä, mitä tilejä käytetään tapahtuman kirjaamiseen.
Tallenna tapahtuma. Syötä tapahtuma kirjanpitojärjestelmään. Tämä tehdään joko päiväkirjamerkinnällä tai online-vakiotapahtumalomakkeella (kuten käteistulojen kirjaamiseen avoimia myyntisaamisia vastaan). Jälkimmäisessä tapauksessa tapahtumamuoto muodostaa ennätysinformaation ennalta määrätyille tileille (jotka voidaan ohittaa).
Nämä neljä vaihetta ovat osa kirjanpitoprosessia, jota käytetään yksittäisten liiketoimien kirjaamiseen kirjanpitoon.
Jakson lopullinen käsittely
Laskentaprosessin jäljellä olevia vaiheita käytetään kaikkien edellisissä vaiheissa luotujen tietojen yhdistämiseen ja esittämiseen tilinpäätöksen muodossa. Vaiheet ovat:
Valmista koetasapaino. Kokeilusaldo on luettelo jokaisen tilin loppusaldoista. Kokeilusaldon kaikkien veloitusten kokonaismäärän tulisi olla yhtä suuri kuin kaikkien hyvitysten summa; jos ei, alkuperäisten tapahtumien merkinnöissä tapahtui virhe, joka on tutkittava ja korjattava.
Säädä kokeilutasetta. Kokeilutasetta voi olla tarpeen säätää joko virheiden korjaamiseksi tai erityyppisten päästöoikeuksien luomiseksi tai kauden tulojen tai kulujen kertymiseksi.
Valmistella oikaistu koetasapaino. Tämä on alkuperäinen koesaldo, plus tai miinus kaikki myöhemmin tehdyt muutokset.
Valmista tilinpäätös. Luo tilinpäätös oikaistusta kokeilusaldosta. Omaisuuserä, velka ja oma pääoma -rivit muodostavat taseen, kun taas tulokustannusrivit muodostavat tuloslaskelman.
Sulje jakso. Tähän sisältyy tulo- ja kulutustilien saldojen siirtäminen kertyneiden voittojen tilille, jolloin ne ovat tyhjiä ja valmiita vastaanottamaan tapahtumia seuraavalle tilikaudelle.
Valmista a sulkemisen jälkeinen kokeen saldo. Tässä kokeilusaldon versiossa ei pitäisi olla nolla tilin saldoa kaikille tulo- ja kulutustileille.
Todellisuudessa mikä tahansa kirjanpito-ohjelmistopaketti luo automaattisesti kaikki versiot kokeilusaldosta ja tilinpäätöksestä, joten kirjanpitoprosessin tosiasiallisia vaiheita voidaan vähentää huomattavasti. Sen sijaan tietokoneistetussa ympäristössä käytetyt vaiheet ovat todennäköisesti:
Valmista tilinpäätös. Kirjanpito-ohjelmisto kokoaa nämä tiedot automaattisesti pääkirjasta.
Sulje jakso. Kirjanpitäjät sulkevat juuri valmistuneen tilikauden ja avaavat uuden tilikauden. Se estää kuluvan kauden tapahtumia tahattomasti tekemästä edellistä tilikautta. Usean divisioonan yrityksessä saattaa olla tarpeen suorittaa tämä kauden sulkemisvaihe kunkin tytäryhtiön ohjelmistossa.
Samankaltaiset ehdot
Kirjanpitoprosessi tunnetaan myös kirjanpitosyklinä.
