Kirjanpitomerkintä on muodollinen tietue, joka dokumentoi tapahtuman. Useimmissa tapauksissa kirjanpito tehdään kaksinkertaisen kirjanpidon avulla, mikä edellyttää sekä veloituksen että hyvityksen tekemistä ja joka johtaa lopulta täydellisen tilinpäätöksen luomiseen. Kirjanpitomerkintä voidaan tehdä myös yksittäisessä kirjanpitojärjestelmässä; tämä järjestelmä seuraa tyypillisesti vain kassatuloja ja kassanmaksuja ja näyttää vain ne tuloslaskelman laatimiseen tarvittavat tulokset.
On olemassa kolme ensisijaista kirjanpitotyyppiä, jotka ovat:
Tapahtuman merkintä. Tämä on ensisijainen yritystapahtuman tyyppi, jolle kirjanpitäjä luo kirjanpitotiedot. Esimerkkejä kirjanpitotapahtumista ovat laskun kirjaaminen asiakkaalle, lasku toimittajalta, käteisen kuitti ja käyttöomaisuuden osto. Tämän tyyppistä kirjanpitoa käytetään sekä suoriteperusteisessa että kassaperusteisessa kirjanpidossa.
Merkinnän säätäminen. Tätä päiväkirjamerkintää käytetään tilikauden lopussa eri pääkirjatilien saldojen mukauttamiseksi, jotta yrityksen raportoidut tulokset ja taloudellinen tilanne saadaan paremmin vastaamaan kirjanpitokehyksen, kuten GAAP: n tai IFRS: n, vaatimuksia. Tämän tyyppistä kirjanpitoa käytetään suoriteperusteisessa kirjanpidossa.
Päätetään merkintä. Tämä on päiväkirjamerkintä, jota käytetään tilikauden lopussa siirtämään kaikkien tulo-, kulu-, voitto- ja tappiotilien (tunnetaan väliaikaisina tileinä) loppusaldot kertyneille voittotileille. Näin tyhjennetään väliaikaiset tilit, jotta ne voivat alkaa kerätä transaktiotietoja seuraavalla tilikaudella.
Tapahtumien kirjanpitomerkinnät luodaan tyypillisesti kirjanpito-ohjelmiston tapahtumarajapinnan kautta, joten et ehkä edes ymmärrä, että luot kirjanpitomerkintää (kuten esimerkiksi asiakaslaskua luodessasi). Jos luot oikaisevaa kirjanpitomerkintää, käytät päiväkirjamerkintämuotoa (olettaen, että käytetään kaksinkertaisen kirjanpidon järjestelmää). Jos suljet kirjanpitoja tilikauden lopussa, kirjanpito-ohjelmisto luo todennäköisesti lopetustiedot automaattisesti; et edes näe merkintää.
