Pienikassajärjestelmä on joukko käytäntöjä, menettelyjä, valvontaa ja lomakkeita, joita yritys käyttää käteisvarojen jakamiseen erilaisiin tarpeisiin, kuten toimistotarvikkeisiin ja palveluihin. Pienikassajärjestelmän perustamisen perusprosessi on:
Sijainti. Päätä sijainnit, joihin pienet käteisvarat asennetaan. Koko yritykselle voi olla yksi tai ehkä yksi rakennusta tai osastoa kohden.
Rahoitus. Päätä pienen käteisrahaston koko kussakin paikassa. Tämä on tyypillisesti 100 dollaria - 500 dollaria. Kun otetaan huomioon pienten käteisvarkauksien suuri riski, on yleensä parempi olla luomatta liian suuria pieniä käteisvaroja, vaikka pienempiä on täydennettävä useammin.
Huoltaja. Nimeä pieniä käteisvarahenkilöitä. Nämä ovat yleensä hallintohenkilöstö, joka on paikalla suurimman osan päivästä ja jolla on riittävät toimihenkilötaidot ylläpitää tarvittavaa kirjanpitoa suurella tarkkuudella.
Laatikot. Asenna lukitut pienet kassalaatikot tai lukitut pöytälaatikot, mukaan lukien pienten käteiskuponkien tarjonta. Saattaa olla tarpeen luoda hälytys, joka kuuluu, jos laatikkoon tai laatikkoon pääsee väärin.
Lahjakortit. Osta joukko pieniä käteiskuponkeja toimistotarvikekaupasta. Mukautettua lomaketta ei tarvitse luoda.
Rahoittaa pieniä kassalaatikoita. Siirrä määritetty käteismäärä kuhunkin pieneen kassalaatikkoon ja kirjaa siirto pääkirjaan käteisliikkeenä erilliselle pienelle kassatilille.
Koulutus. Kouluta pieniä käteisvaraajia arvioimaan, kuinka pieniä käteisvaroja koskevat pyynnöt arvioidaan, miten täytetään setelit vastineeksi käteismaksuista ja milloin pyydetään korvaavaa käteistä, kun käteisvarat ovat alhaiset.
Sovittelu. Ota käyttöön menettely, jossa kirjanpitohenkilö tutkii säännöllisesti käteisvarojen ja kuittien määrää jokaisessa pienessä kassalaatikossa selvittääkseen, vastaako kokonaissumma laatikkoon määritettyä alkuperäistä rahoituksen määrää, ja sovittaa mahdolliset variaatiot.
Täydentäminen ja kirjaaminen. Ota käyttöön menettely, jonka mukaan kassanhoitaja täydentää käteismäärää jokaisessa pienessä kassalaatikossa pienten käteisvaraajien pyynnöstä. Tähän sisältyy myös kaikkien menojen yhteenveto ja kirjaaminen pääkirjaan.
Pienikassajärjestelmässä on oltava riittävä määrä valvontatoimenpiteitä riskien lieventämiseksi, että pieniä käteisiä varastetaan tai että ne myönnetään virheellisistä korvauspyynnöistä tai että pienet käteiskulut kirjataan väärin. Sinun tulisi säännöllisesti tarkastella esiin tulleita valvontaongelmia nähdäksesi, onko valvontajärjestelmää mukautettava menetysriskin vähentämiseksi.
Pienikassajärjestelmä on korvattu monissa yrityksissä hankintakorteilla, jotka ovat yrityksen hallitsemia luottokortteja. Hankintakorteilla on ainoa etu poistaa helposti saatavilla olevat käteiset yrityksen tiloista. Toinen vaihtoehto on saada työntekijät ostamaan tuotteita omilla varoillaan ja korvaamaan sitten työntekijöille kuluraporteilla. Jos käytetään jälkimmäistä vaihtoehtoa, kannusta työntekijöitä toimittamaan kustannusraportit usein, jotta he eivät rahoita yrityksen menoja pitkään. Tämä tarkoittaa myös sitä, että toimitetut kuluraportit tulisi käsitellä mahdollisimman nopeasti.
