Kirjanpito-ohjelmistoa käytetään tietojen keräämiseen ja raportointiin yrityksen taloudellisesta kannattavuudesta. Tämä ohjelmisto on kriittinen organisaation asianmukaiselle hallinnolle. Ennen kuin päätetään, mitä ohjelmistopakettia käytetään, on tärkeää ymmärtää erityyppiset kirjanpito-ohjelmistot ja missä olosuhteissa niitä on käytettävä. Seuraava luettelo erittelee kirjanpito-ohjelmistojen yleiset luokitukset:
Taulukot. Aivan pienyritystä voidaan hoitaa vain käyttämällä kirjanpito-ohjelmistonsa sähköistä laskentataulukkoa. Laskentataulukko-ohjelmisto on halpa ja järjestelmä voidaan konfiguroida millä tahansa tavalla. Laskentataulukot ovat kuitenkin alttiita virheille, koska tiedot voidaan syöttää väärään paikkaan, väärin tai jättää lainkaan, mikä johtaa virheellisiin tilinpäätöksiin. Tämän vuoksi laskentataulukoita käyttävät tyypillisesti vain organisaatiot, joilla on hyvin vähän tapahtumamääriä.
Kaupallisesti saatavilla olevat ohjelmistot. Kaupallinen off-the-shelf (COTS) -ohjelmisto on hallitseva kirjanpito-ohjelmisto, jota käytetään kaikkialla maailmassa. Se on kohtuullisesti konfiguroitavissa yrityksen tarpeisiin, sisältää useita virheiden havaitsemiskerroksia estämään virheellisten tietojen syöttämisen ja tuottaa vakioraportteja, jotka voidaan yleensä määrittää käyttäjän tarpeiden mukaan. On olemassa COTS-paketteja, jotka ovat erityisiä tietyille toimialoille, ja sisältävät lisäominaisuuksia kohdemarkkinoiden tarpeisiin. COTS-ohjelmisto saattaa vaatia konsulttien palveluja asennuksen suorittamiseksi, ja se voi vaatia pitkän asennusprosessin sekä paikan päällä olevan henkilökunnan ylläpitää ohjelmistoa. Tämän konseptin muunnelma on online-palveluna saatavana oleva kirjanpito-ohjelmisto, joka vaatii käyttäjiä kirjautumaan myyjän sivustoon saadakseen ohjelmiston käyttöön. Jälkimmäinen lähestymistapa edellyttää, että käyttäjä maksaa per kuukausi, eikä ohjelmiston ennakkomyynti.
Yritysresurssien suunnitteluohjelmisto (ERP). ERP-ohjelmisto integroi liiketoiminnan kaikkien osien tiedot yhteen tietokantaan. Tämä lähestymistapa poistaa ongelmat, jotka liittyvät riippumattoman osastokohtaisen ohjelmiston käyttöön, joka ei jaa tietoja. Se on kuitenkin myös tuskallisen kallista ja sen asentaminen voi vaatia yli vuoden. Tätä ohjelmistoa tarvitsevat yleensä vain suurimmat ja monimutkaisimmat organisaatiot.
Mukautettu kirjanpito-ohjelmisto. Tämä ohjelmisto on räätälöity organisaatiota varten. Tätä lähestymistapaa käytetään yleensä vain silloin, kun yksikön tarpeet ovat niin tarkkoja, että COTS- tai ERP-paketti ei pysty vastaamaan niihin. Tätä lähestymistapaa käytetään kuitenkin harvoin, koska mukautetut ohjelmistot ovat yleensä viallisia ja vaativat enemmän ylläpitoa kuin kaupallisesti saatavilla olevat paketit.
