Yritys käyttää budjettia asettamaan odotukset tuloille ja kuluille tulevilla kausilla. Talousarvion valmisteluprosessia tulisi ohjata voimakkaasti ja noudattaa asetettua aikataulua, jotta valmis talousarvio olisi käyttövalmis seuraavan varainhoitovuoden alkuun mennessä. Muussa tapauksessa myöhäistä budjettia ei ole käytettävissä vertailua varten seuraavan varainhoitovuoden todellisiin tuloksiin. Tässä on seuraavat perusvaiheet:
- Päivitä budjetin oletukset. Tarkista yrityksen liiketoimintaympäristöä koskevat oletukset, joita käytettiin viimeisen budjetin perustana, ja päivitä tarvittaessa.
- Huomaa käytettävissä oleva rahoitus. Määritä todennäköisin budjettikauden aikana käytettävissä oleva rahoitus, joka voi rajoittaa kasvusuunnitelmia.
- Vaihekohtaiset kustannukset. Selvitä, aiheutuvatko vaihekustannukset todennäköisellä liiketoiminnan alueella tulevalla budjettikaudella, ja määritä näiden kustannusten määrä ja millä toimintatasoilla ne syntyvät.
- Luo budjettipaketti. Kopioi budjetoinnin perusohjeet eteenpäin edellisenä vuonna käytetystä ohjeistuspaketista. Päivitä se sisällyttämällä kuluvana vuonna toteutuneet todelliset kulut vuodelta päivälle ja vuosittaiset tiedot koko kuluvalle vuodelle. Lisää pakettiin kommentti, jossa ilmoitetaan vaiheiden kustannustiedot, pullonkaulat ja odotetut rahoitusrajoitukset tulevalle varainhoitovuodelle. Ilmoita myös kaikki ohjeet pääoman budjetointia koskeviin pyyntöihin.
- Annetaan budjettipaketti. Anna budjettipaketti henkilökohtaisesti, jos mahdollista, ja vastaa kaikkiin vastaanottajien kysymyksiin. Ilmoita myös budjettipaketin ensimmäisen luonnoksen eräpäivä.
- Hanki tuloennuste. Hanki myyntiennusteen myyntipäälliköltä, vahvista se toimitusjohtajan kanssa ja jaa se sitten muille osastopäälliköille. He käyttävät tulotietoja ainakin osittain perustana omille talousarvioilleen.
- Hanki osaston budjetit. Hanki kaikkien osastojen budjetit, tarkista virheet ja vertaa pullonkaulaan, rahoitukseen ja vaiheiden kustannusrajoituksiin. Säädä budjetteja tarpeen mukaan.
- Vahvista korvaus. Lähetä osaston budjetteihin sisältyvät korvauspyynnöt henkilöstöpäällikölle vahvistettavaksi. Tähän on sisällyttävä palkkatasojen vertailu ja sen selvittäminen, lasketaanko palkkaverot oikein.
- Vahvista bonussuunnitelmat. Pyydä ylintä johtoa vahvistamaan ehdot, joiden mukaisesti bonussuunnitelmat on järjestetty, ja onko näiden sopimusten ehdot kohtuulliset. Jos bonusmaksuja ei todennäköisesti tapahdu, sisällytä ne budjettiin yhdessä sovellettavien palkkaverojen kanssa.
- Hanki pääoman budjettipyynnöt. Vahvista kaikki pääomabudjettipyynnöt ja välitä ne ylimmälle johdolle kommenteineen ja suosituksineen. Yhdistä käyttöomaisuuden luovutusraporttiin varmistaaksesi, että varat vaihdetaan.
- Päivitä budjettimalli. Syötä kaikki budjettitiedot pääbudjettimalliin. Varmista, että mallissa olevat verokannat päivitetään varainhoitovuodelle. Päivitä mallin poistokustannukset jo saatujen käyttöomaisuuden luovutus- ja pääomabudjettipyynnön tietojen perusteella.
- Tarkista budjetti. Tapaa ylimmän johtoryhmän kanssa tarkistamaan budjetti. Korosta mahdolliset rajoitekysymykset ja rahoitusrajoitusten aiheuttamat rajoitukset. Testaa myös myyntisaamisten, varastojen ja velkojen liikevaihtosuhteiden pätevyys suhteessa historiallisiin tietoihin sekä myyntimiehenkohtaiseen myyntiin. Ota huomioon kaikki johtoryhmän huomautukset ja välitä nämä tiedot takaisin budjetin laatijoille ja pyyntöihin muuttaa heidän budjettiaan.
- Käsittele budjetin iteraatiot. Seuraa jäljellä olevia budjettimuutospyyntöjä ja päivitä budjettimalli uusilla iteraatioilla niiden saapuessa. Muista päivittää arvioidut korkokulut ja korkotuotot, kun budjetin rahoitusosuus on selvillä.
- Hanki hyväksyntä. Toimita budjetti hallituksen hyväksyttäväksi.
- Antaa budjetti. Luo sidottu versio budjetista ja jaa se kaikille valtuutetuille vastaanottajille.
- Lataa budjetti. Lataa budjettitiedot talousohjelmistoon, jotta voit luoda budjetin todellisiin raportteihin nähden.
- Tarkista ladattu budjetti. Vertaa kirjanpito-ohjelmistoon ladattua budjettia hyväksyttyyn budjettiversioon ja säädä mahdollisten virheiden varalta.
- Lukitse budjetti. Aloita budjettimallin salasanasuojaus. Luo myös kopio mallista ja arkistoi kopio.
