Käteisen vastaanottoprosessi on hyvin ajoitettu, koska sekkien käsittely on ladattu valvonnalla. Niitä tarvitaan sen varmistamiseksi, että tarkastukset kirjataan oikein, talletetaan nopeasti ja ettei niitä varasteta tai muuteta missään prosessissa. Sekkien kuittien käsittelymenettely on esitetty alla:
Kirjaa sekit ja käteinen. Kun päivittäinen postilähetys saapuu, kirjaa kaikki vastaanotetut sekit ja käteinen postihuoneen tarkastuskuitiluetteloon. Ilmoita jokaisesta vastaanotetusta sekistä maksavan osapuolen nimi, sekin numero ja maksettu summa. Jos kuitti oli käteinen, ilmoita maksavan osapuolen nimi, tarkista ”käteinen?” ja maksettu summa. Kun kaikki rivikohdat on täytetty, kirjoita loppusumma lomakkeen alaosassa olevaan "Kuitit yhteensä" -kenttään. Allekirjoita lomake ja ilmoita sekkien ja käteisen vastaanottopäivä. Leimaa myös "vain talletusta varten" ja yrityksen pankkitilin numero jokaiseen vastaanotettuun sekkiin; Tämän vuoksi sekin noutaminen ja tallettaminen jollekin muulle pankkitilille on vaikeampi.
Ennakkomaksut. Aseta kaikki sekit, käteinen ja kopio postihuoneen tarkastuskuitiluettelosta turvalliseen toimiston postitaskuun. Anna sen toimittaa käsin kirjanpito-osaston kassalle. Kassa sovittaa kaikki pussin tuotteet postihuoneen kuittiluetteloon, parafoi luettelon kopion ja palauttaa kopion toimistopostina postihuoneeseen. Postihuoneen henkilökunta arkistoi sitten alustetun kopion päivämäärän mukaan.
Käytä käteistä laskuihin. Käytä kirjanpito-ohjelmistoa, kutsu maksamattomat laskut asianomaiselle asiakkaalle ja käytä käteistä laskuihin, jotka on merkitty asiakkaan jokaisen maksun mukana olevaan rahalähetykseen. Jos ei ole ilmoitusta siitä, mikä lasku hyvitetään, kirjaa maksu joko erilliselle väliaikaiselle tilille tai käyttämättömäksi, mutta sen asiakkaan tilille, jolta se tuli. Tee jälkimmäisessä tilanteessa sekistä valokopio ja säilytä se myöhempää käyttöä varten, jotta sekki voidaan silti tallettaa kuluvana päivänä.
Muiden käteisten kirjaaminen (valinnainen). Joitakin käteisiä tai sekkejä saapuu satunnaisesti, jotka eivät liity maksamattomiin myyntisaamisiin. Esimerkiksi asiakas voi suorittaa ennakkomaksun tai palauttaa talletuksen. Tällöin kirjaa kuitti kirjanpitojärjestelmään sekä asianmukaiset asiakirjat maksun syystä.
Talleta käteistä. Kirjaa kaikki sekit ja käteinen talletuskirjaan. Vertaa talletusluettelon loppusummaa postihuoneen tarkastuskuitiluettelossa ilmoitettuun määrään ja sovi mahdolliset erot. Sitten säilytä sekit ja käteinen lukitussa pussissa ja kuljeta ne pankkiin.
Yhdistä pankkitositteeseen. Saatuaan sekit ja käteinen pankki antaa niistä kuitin. Joku muu kuin kassanhaltija vertaa tätä kuittia talletusluettelossa olevaan määrään ja sovittaa kaikki erot. Saattaa olla hyödyllistä nitoa kuitti talletusluettelon kopioon ja arkistoida asiakirjat todisteena siitä, että sovitusvaihe on suoritettu.
