Palkanlaskenta voi tuottaa virheitä useissa paikoissa, mikä edellyttää yksityiskohtaista prosessivirtaa, joka sisältää myös useita säätimiä. Tätä menettelyä voidaan käyttää varmistamaan, että palkanlaskua käsitellään johdonmukaisesti toistuvasti. Todellinen prosessivirta voi poiketa jonkin verran alla mainituista vaiheista, koska manuaalisten, tietokoneistettujen tai ulkoistettujen palkanlaskentaratkaisujen käyttöön voi liittyä eroja. Menettelyn todennäköisin versio, mukaan lukien vastuut ja perustarkastukset, on seuraava:
Päivitä työntekijän perustiedosto. Palkkahallinnon virkailija saa ilmoituksen muutoksista työntekijätiedoissa, jotka vaikuttavat palkanlaskuun, kuten vapautusten pidättämisestä ja palkkamuutoksista. Päivitä palkanlaskentaohjelmiston työntekijöiden perustiedosto näillä muutoksilla.
Aseta palkka-aika. Varmista, että palkanlaskumoduuli on asetettu oikealle palkkaajalle.
Syötä käytetty aika. Syötä jokaisen työntekijän säännöllisten ja ylityötuntien määrä palkkajärjestelmään. Jos yritys laskee manuaalisesti palkkasumman, tätä vaihetta ja seuraavaa vaihetta ei tarvita. Jos yritys käyttää tietokoneaikakelloja kerätäkseen ajanottotietonsa, tiedot voidaan siirtää suoraan palkanlaskentaohjelmistoon.
Syötä manuaaliset maksut. Syötä niiden manuaalisten palkkashekkien määrät, joita ei ole vielä kirjattu palkkajärjestelmään. Nämä voivat olla aiempien kausien palkkakorjauksia tai palkkoja, jotka liittyvät työntekijöiden ensimmäiseen palkkaamiseen tai irtisanomisiin.
Laske irtisanomiskorvaus. Laske yritykseltä poistuneelle työntekijälle maksettava summa manuaalisesti, mukaan lukien käyttämätön loma-aika ja eroraha. Tämä koskee yleensä vain työntekijöitä, jotka ovat lähteneet yrityksestä vapaaehtoisesti, koska väkivaltainen irtisanominen edellyttää melkein välittömiä maksuja, jotka yleensä jäävät normaalin palkanlaskentajakson ulkopuolelle.
Muuta vähennyksiä. Syötä kaikki muutokset työntekijöiden palkkojen vähennyksiin, kuten sairausvakuutukset, koristeet ja hyväntekeväisyysmaksut.
Laske palkka. Pyydä ohjelmistoa käsittelemään kaikki ajanjakson palkkalaskelmat. Jos yritys laskee palkan manuaalisesti, käytä liittovaltion ja osavaltion hallitusten toimittamia verotaulukoita oikean verotulojen määrän määrittämiseen.
Tarkastele raportteja. Jos palkanlaskenta on joko ulkoistettu tai käytä palkanlaskentaohjelmaa, tulosta seuraavat raportit ja tarkista taustalla olevat tapahtumat virheiden varalta. Käsittele palkanlaskenta uudelleen, kunnes nämä ongelmat on korjattu.
Negatiivisten vähennysten raportti (voi viitata tietojen syöttövirheeseen tai petokseen)
Negatiiviset veroraportit (voivat viitata tietojen syöttövirheeseen tai petokseen)
Alustava palkkarekisteri (keskeinen asiakirja, jota käytetään virheiden löytämiseen)
Lajiteltu luettelo maksetuista palkoista (keskity liian korkean tai matalan palkan määrään mahdollisten epätäsmällisten työtuntien tai palkkatasojen havaitsemiseksi)
Trendirivi palkkakuluilla osastoittain (voi osoittaa, että palkat veloitetaan väärältä osastolta)
Myönnä maksuja. Kun raporttien analyysi ei osoita enää virheitä, käsittele työntekijöille suoritettavat maksut.
Ongelmien hallintaraportit (valinnainen). Anna johdolle palkanlaskentaraportit, jotka liittyvät juuri valmistuneeseen palkanlaskentaan. Esimerkkejä tällaisista raporteista ovat ylityön trendi työntekijäkohtaisesti ja palkkakustannusten trendi osastoittain.
Varmuuskopiot. Kun palkanlaskenta on valmis, varmuuskopioi siihen liittyvät tiedot. Jos palkanlaskenta on ulkoistettu, toimittaja hoitaa sen. Jos sisäisiä ohjelmistoja käytetään, arkistoi tiedot. Jos käytetään manuaalista järjestelmää, laita palkkarekisteri lukittuun varastoon.
Lukitse ajanjakso. Lukitse palkkamoduulin palkkajakso juuri päättyneelle kaudelle luvattomien muutosten estämiseksi. Tämä on olennaisesti sama kuin vaihe 2; lukitsemalla palkkajakso siirrymme eteenpäin seuraavaan palkkakauteen.
Talletusverot. Talleta palkkaverot ja tarkista niiden siirtyminen hallitukselle. Jos yritys on ulkoistanut palkanlaskennan, toimittaja hoitaa tämän vaiheen.
Säilytä aikakortteja. Tee aikakortit lähelle palkanlaskijaosastoa. On täysin mahdollista, että työntekijät kyseenalaistavat palkkansa, jolloin uusimpien aikakorttien pitäisi olla helposti tarkastettavissa. Kuukauden tai kahden kuluttua aikakortit voidaan siirtää pidemmän aikavälin säilytykseen.
Tutki virheitä. Jos palkanlaskemisessa on ongelmia, varmista, että työntekijät löytävät ne! Tutki kaikki havaitut tapahtumavirheet ja aloita muutokset niiden jatkuvan lieventämiseksi. Tähän voi sisältyä menettelyjen muuttaminen tai uuden valvonnan käyttöönotto.
