Myyntikirja on yksityiskohtainen erittely toteutuneesta myynnistä päivämääräsekvenssinä. Se voi myös sisältää hyvityksiä, jotka vähentävät myynnin määrää, ehkä asiakkaiden palauttamien tuotteiden osalta. Myyntikirjan tiedot voivat olla melko yksityiskohtaisia, mukaan lukien sellaiset erät kuin myyntipäivä, laskun numero, asiakkaan nimi, myydyt tuotteet, myyntisummat, rahtikulu, myyntiverot, arvonlisävero ja paljon muuta.
Myyntikirjan tiedoista tehdään yhteenveto säännöllisin väliajoin, ja yhteenlasketut määrät kirjataan sitten pääkirjan myyntitileille. Lähetys voi olla yhtä harvinaista kuin kunkin kuukauden loppu (osana kuukauden lopun sulkemisprosessia) tai jopa joka päivä. Myyntikirjan yksityiskohtaiset tiedot pidetään erillään pääkirjasta, jotta niitä ei ylikuormiteta liikaa tiedoilla.
Seuraavassa on esimerkkejä myyntikirjan käytöstä:
Tilinpäätös. Myyntikirja on viimeisin tulosdokumentti myyntiluvulle, joka näkyy tuloslaskelman yläosassa.
Tutkimus. Jos joku haluaa tutkia myyntikysymystä, hän aloittaa tyypillisesti pääkirjaan liittyvällä korkean tason analyysillä, kuten trendirivi-analyysillä, ja siirtyy sitten myyntikirjaan selvittääkseen tarkalleen mitä tapahtui.
Tarkastus. Tilintarkastaja haluaa todennäköisesti varmistaa, että yrityksen tilinpäätöksessä ilmoitettu myynnin kokonaismäärä on oikea, ja tutkii sitä tutkimalla valikoimaa myyntiluettelossa lueteltuja laskuja, jotka sisältävät kyseisen myyntiluvun.
Alun perin myyntirekisteriä ylläpidettiin manuaalisesti, ja kirjaaminen pääkirjaan valmistui myös käsin. Tietokoneistettujen kirjanpitojärjestelmien myötä ei aina ole ilmeistä, että myyntikirja on olemassa, koska käyttäjä yksinkertaisesti etsii tiettyä laskun numeroa, ajanjaksoa tai summaa eikä koskaan tajua, että hän käyttää aiemmin kutsunsa myyntikirja. Täten termiä käytetään harvemmin kuin aiemmin.
