Kaizen on käytäntö parantaa jatkuvasti prosesseja ja alentaa kustannuksia. Konseptilla on taipumus tuottaa vähitellen parannuksia pitkällä aikavälillä. Tätä käsitettä voidaan soveltaa budjetointiin sisällyttämällä odotetut kustannussäästöt yrityksen suunniteltuihin tuloksiin. Tätä lähestymistapaa voidaan käyttää alentamaan kustannuksia jatkuvasti nykyisen tason alapuolelle.
Kaizen-budjetointi vaatii suurta suunnittelua johdolta, koska heidän on varattava riittävästi aikaa ja resursseja liiketoiminnan kaikkien näkökohtien tutkimiseen, löydettävä mahdolliset parannushankkeet ja varmistettava, että nämä projektit saatetaan onnistuneesti päätökseen. Lisäksi näiden parannushankkeiden kustannukset on sisällytettävä talousarvioon yhdessä odotettujen kaizen-säästöjen kanssa.
Kaizen-toiminnasta johtuvien kustannussäästöjen määrä voidaan budjetoida suunniteltujen parannushankkeiden perusteella. Budjettikausi kattaa todennäköisesti vuoden, ja parannushankkeet voivat kattaa paljon lyhyemmät jaksot, joten on vaikea yhdistää tiettyjä parannuksia koko budjettikauteen. Vaihtoehtona on syöttää kustannusten vähennysten historiallinen prosenttiosuus talousarvioon ja luottaa meneillään oleviin kaizen-toimintoihin, jotta ne vastaavat suunnilleen budjetoitua kustannusten alennuksen määrää.
Kaizen-kustannusten alennusten sisällyttäminen talousarvioon on hyödyllistä arvioitaessa johtajien suoritusta sovittamalla budjetoidut odotukset heidän ajan myötä tuottamiin todellisiin kustannusten alennuksiin. Näitä tietoja voidaan käyttää kampanjoiden harkinnassa sekä bonusten maksamisessa.
Kaizen-budjetoinnin käytössä on kaksi keskeistä ongelmaa:
Kustannusten alentaminen voi olla helpompaa muutaman ensimmäisen vuoden aikana, jolloin voidaan löytää "matalasti roikkuvia hedelmiä"; kun nämä alkuperäiset kustannusten alennukset on saavutettu, kaizenin käynnistämien kustannusten alennusten prosenttiosuus voi laskea, mikä lisää johtajien painostusta suorittaa.
Jos kaizeniin liittyviä kustannussäästöjä ei voida saavuttaa, budjetoidut voitot ja kassavirrat eivät ehkä ole edes etäyhteydessä saavutettavissa, mikä johtaa huomattaviin epäedullisiin vaihteluihin budjetista.
