Kirjoittaminen pääkirjaan sisältää yksityiskohtaisten kirjanpitotapahtumien kirjaamisen pääkirjaan. Siihen sisältyy rahoitustapahtumien yhteenlaskeminen sieltä, mihin ne on tallennettu erikoistuneisiin kirjanpitoihin, ja tietojen siirtäminen pääkirjaan. Aluksi määrät, jotka suoritetaan määrältään, kirjataan yleensä erikoiskirjaan, kuten myyntikirjaan. Näin pidetään pääkirjaa tuhlaamattomien tapahtumien yksityiskohdissa. Pääkirjan tiedot kootaan sitten kunkin raportointijakson tilinpäätökseen.
Yhden erikoiskirjan tiedot kootaan säännöllisin väliajoin, jolloin tehdään yhteenvetotasoinen merkintä ja kirjataan pääkirjaan. Manuaalisessa kirjanpitoympäristössä yhdistäminen voi tapahtua kiintein väliajoin, kuten kerran päivässä tai kerran kuukaudessa. Esimerkiksi, jos lähdekirja on myyntikirja, yhdistetty kirjausmerkintä voi sisältää veloituksen myyntitileille sekä hyvitykset myyntitilille ja erilaisille myyntiverovelvollisuustileille. Lähetettäessä tätä merkintää pääkirjaan, kuvauskenttään voidaan tehdä merkintä, jossa ilmoitetaan ajanjakso, johon merkintä koskee. Tämä on hyödyllistä lisäten selkeyttä pääkirjan käyttäjälle, joka saattaa tutkia tiettyjä tapahtumia.
Tietokoneistetussa kirjanpitoympäristössä lähettäminen pääkirjaan voi olla huomaamaton. Ohjelmisto yksinkertaisesti tekee niin säännöllisin väliajoin tai kysyy, haluatko lähettää viestin, ja käsittelee sitten alla olevan pääkirjakirjoituksen automaattisesti. On mahdollista, että mikään kirjaustapahtuma ei edes näy järjestelmän luomissa raporteissa.
Kirjoittamista pääkirjaan ei tapahdu pienemmissä tapahtumissa, jotka on jo kirjattu pääkirjaan. Esimerkiksi käyttöomaisuuden ostot voivat olla niin harvinaisia, että näiden tapahtumien järjestämiseen ei tarvita erikoiskirjaa, joten ne kirjataan sen sijaan suoraan pääkirjaan.
Jos joku haluaa tutkia yksityiskohtaista tapahtumaa, hän yleensä aloittaa yhdellä tilinpäätöksestä, porautuu pääkirjan asianomaiselle tilille ja viittaa sitten erikoiskirjaan, joka sisältää yksityiskohtaisia tietoja kyseessä olevasta tapahtumasta.
