Ostovelkojen valvontaa käytetään vähentämään velkatoiminnon tappioriskiä. Ostovelkojen valvonta on koottu kolmeen yleiseen luokkaan, jotka ovat yrityksen maksuvelvollisuuden todentaminen, velkojen tietojen syöttäminen tietokonejärjestelmään ja maksavat toimittajat. Hallintalaitteet ovat seuraavat:
Velvollisuus maksaa valvonta
Maksuvelvollisuuden todentaminen voidaan suorittaa yhdellä monista mahdollisista tarkastuksista. He ovat:
Laskun hyväksyminen. Henkilö, jolla on lupa maksuun, merkitsee suostumustaan toimittajalaskuun. Tämä on tosiasiallisesti suhteellisen heikko valvonta, jos hyväksyjä näkee vain toimittajalaskun, koska ei ole mitään keinoa kertoa, saivatko tavarat tai palvelut vai olivatko hinnat alun perin yrityksen suostumuksella. Hyväksyntä voi myös haluta tietää, mitä pääkirjatiliä laskutetaan. Siksi on parempi, että ostovelat kokoavat ensin toimittajalaskun, valtuuttavat ostotilauksen ja vastaanottavat asiakirjat pakettiin, ja leimataan sitten lasku allekirjoituslohkolla, joka sisältää veloitettavan tilinumeron, ja hankki sitten hyväksyjä tarkista se. Tämä lähestymistapa antaa tarkastajille erittäin kattavan tietojoukon työskennellä.
Ostotilauksen hyväksyntä. Osto-osasto antaa ostotilauksen jokaisesta tehdystä ostosta. Näin tekemällä ostohenkilöstö hyväksyy periaatteessa kaikki menot ennen niiden suorittamista, mikä saattaa estää joidenkin menojen syntymisen. Koska tämä valvonta edellyttää huomattavaa määrää ostohenkilöstön työtä, he todennäköisesti pyytävät työntekijöitä pyytämään tuotteita muodollisella ostolomakkeella.
Suorita a kolmitieottelu. Ostovelkojen työntekijät vastaavat toimittajan laskua siihen liittyvään ostotilaukseen ja kuittitodistukseen ennen maksun hyväksymistä. Tämä lähestymistapa korvaa yksittäisen laskun hyväksynnän tarpeen, koska hyväksyntä perustuu sen sijaan ostotilaukseen. Se on myös parempi kuin hyväksyä vain ostotilauksen perusteella, koska se tarkistaa myös tavaroiden vastaanottamisen. Se on kuitenkin myös tuskallisen hidasta ja voi hajota, jos paperit puuttuvat.
Manuaalinen kaksoismaksuhaku. Tietokoneavusteinen velkojärjestelmä etsii automaattisesti kaksoiskappalelaskun numeroita. Tämä on paljon vaikeampaa toimintaa täysin manuaalisessa kirjanpitojärjestelmässä. Tällöin velkojen virkailija voi etsiä toimittajatiedostosta ja maksamattomista laskuista selvittääkseen, onko juuri toimittajalta saatu lasku jo maksettu. Monissa tilanteissa saapuvien toimittajien laskujen määrä tekee tämän niin vaikeaksi, että palkattu henkilöstö luopuu kaikista yrityksistä tunnistaa päällekkäisiä laskuja ja yksinkertaisesti hyväksyy, että se maksaa ajoittain tällaiset erät.
Tietojen syöttöohjaimet
On olemassa useita tapoja varmistaa, että kaikki toimittajalaskut on kirjattu ostoreskontran järjestelmään, vaikka nämä tarkastukset onnistuvatkin vaihtelevasti. Ohjaimet ovat:
Tallenna hyväksynnän jälkeen. Tämä valvonta pakottaa ostovelvollisen tarkistamaan jokaisen laskun hyväksynnän ennen sen syöttämistä järjestelmään.
Kirjaa ennen hyväksyntää. Tässä valvonnassa etusija maksaville toimittajille kuin maksulupien saamiselle, koska jokainen vastaanotettu lasku kirjataan velkajärjestelmään kerralla. Tämä ohjaus toimii parhaiten siellä, missä ostotilauksia on jo käytetty ostoksen valtuuttamiseen.
Hyväksy laskun numerointiohje. Ehkä suurin ongelma velkojen tietojen syöttämisessä on päällekkäiset maksut. Tämä ei näytä olevan ongelma, koska useimmat yritykset käyttävät kirjanpito-ohjelmistoa, joka tunnistaa automaattisesti päällekkäiset laskut ja estää päällekkäiset maksut. Laskunumeroiden kirjaamisessa voi kuitenkin olla epäjohdonmukaisuutta. Tallennatko esimerkiksi laskunumeron 0000078234 etunollilla vai ilman niitä? Jos sama lasku esitetään ostohenkilöstölle kahdesti ja se kirjataan 0000078234 kerralla ja 78234 seuraavalla kerralla, järjestelmä ei merkitse niitä kahtena laskuna. Sama ongelma syntyy viivoista laskun numerossa; laskunumeroksi 1234-999 voitiin merkitä 1234-999 tai 1234999.
Vastaa budjettia tilinpäätöksessä. Jos tavarantoimittajan lasku laskutettiin väärin väärälle osastolle, on mahdollista, että tilinpäätöstä lukeva osastopäällikkö havaitsisi eron laskutetun määrän ja budjetin välillä ja toisi asian kirjanpito-osaston tietoon.
Maksunhallinta
Suurin osa jäljempänä mainituista tarkastuksista liittyy sekkimaksuun, koska se on edelleen hallitseva maksutapa. Ohjaimet ovat:
Jaettu sekkien tulostus ja allekirjoittaminen. Yhden henkilön tulisi valmistella tarkastuksia ja toisen allekirjoittaa ne. Tällöin käteislaskennassa tehdään ristiintarkastus.
Säilytä kaikki sekit lukitussa paikassa. Käyttämätön sekkivarasto tulee aina säilyttää lukitussa paikassa. Muuten sekit voidaan varastaa, täyttää ja lunastaa vilpillisesti. Tämä tarkoittaa, että kaikki allekirjoituskilvet tai postimerkit tulisi myös säilyttää lukitussa paikassa.
Seuraa käytettyjen tarkistusnumeroiden järjestystä. Pidä lokia, johon on merkitty tarkistusajoissa käytettyjen tarkistusnumeroiden alue. Tästä on hyötyä selvitettäessä, puuttuuko varastoissa olevia tarkastuksia. Tätä lokia ei pidä pitää tallennettujen sekkien yhteydessä, koska joku voi varastaa lokin samalla kun varastaa tarkastuksia.
Vaadi manuaalinen tarkistus allekirjoittaminen. Yritys voi vaatia, että kaikki sekit allekirjoitetaan. Tämä on itse asiassa suhteellisen heikkoa valvontaa, koska harvat sekin allekirjoittajat syövät miksi sekkejä annetaan, ja kyseenalaistavat maksetut määrät harvoin. Jos yritys päättää käyttää allekirjoituskilpiä tai leimaa, on paljon tärkeämpää olla vahva ostotilausjärjestelmä; ostohenkilöstöstä tulee tosiasiallisesti laskujen hyväksyjä antamalla ostotilauksia aiemmin velkojen prosessivirrassa.
Vaadi ylimääräinen allekirjoittaja. Jos sekin määrä ylittää tietyn määrän, vaadi toinen sekin allekirjoittaja. Tämä valvonta antaa oletettavasti useille vanhemman tason ihmisille mahdollisuuden lopettaa maksun suorittaminen. Todellisuudessa on todennäköisempää vain tuoda uusi vaihe maksuprosessiin vahvistamatta tosiasiallisesti valvontaympäristöä.
