Kirjanpitojärjestelmien suunnittelu
Kirjanpitojärjestelmä on lähinnä tietokanta liiketoimista. Tietokannan ensisijainen käyttö on tietolähde, joten kirjanpitojärjestelmä on suunniteltava tavalla, joka on kustannustehokas tarvittavien tietojen toimittamisessa. Keskeiset tekijät kirjanpitojärjestelmän suunnittelussa ovat seuraavat:
Yksi- tai kaksinkertainen merkintä. Hyvin pieni yritys toimii yksinkertaisesti kirjaamalla kassakuitit ja maksut sekkiinsä. Tätä kutsutaan kertakäyttöjärjestelmäksi, ja se on riittävä vain, jos yrityksen omistajalla ei ole kiinnostusta oppia yrityksen hallussa olevien varojen ja velkojen määrästä. Yhden merkinnän järjestelmä on erittäin yksinkertainen, mutta voi olla riittävä. Kaksinkertaisen merkinnän järjestelmä on suunniteltu kirjaamaan paitsi myynnit ja kulut, myös varat, velat ja oma pääoma, ja tarjoaa siten huomattavasti enemmän tietoa. Kaksinkertaisen merkinnän järjestelmä vaatii enemmän taitoja tapahtumien kirjaamisessa, ja sitä käyttävät kaikki suuremmat organisaatiot.
Käteinen tai suoriteperusteinen. Laskennan kassaperuste kirjaa liiketoimet vain käteisen vastaanottamisen tai käytön aikana, kun taas suoriteperusteiseen kirjanpitoon kirjataan tapahtumat, kun ne olisi kirjattava, käteisvarojen muutoksista riippumatta. Suoriteperusteen on noudatettava kaikkia kirjanpitokehyksiä, kuten yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita tai kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja. Jos aiot tarvita tarkastettua tilinpäätöstä tulevaisuudessa, käytä suoriteperusteista kirjanpitoa.
Tilikoodirakenne. Tilikoodirakenne on numeerinen tai aakkosnumeerinen nimitys, joka annetaan jokaiselle tilille, johon tiedot on tallennettu. Pitkä tilikoodi, kuten seitsemän tai useampi numero, mahdollistaa paljon erityistä kirjanpitoa. Se vaatii kuitenkin myös enemmän työtä ylläpitämiseksi, ja on suurempi riski, että tiedot koodataan väärin väärille tileille. Siksi on yleensä parasta pitää tilikoodirakenteen monimutkaisuus (ts. Pituus) minimissä. Pienemmät organisaatiot saattavat huomata, että vain kolminumeroinen tilikoodirakenne riittää tietojen tallentamiseen, kun taas suuremmat, moniosaiset yksiköt saattavat vaatia huomattavasti monimutkaisempia koodirakenteita.
Käytetyt tilit. Sinun on päätettävä, mitkä tilit luot. Tarvitset vähintään (kaksinkertaisen kirjanpitojärjestelmän osalta) käteisvarat, myyntisaamiset, varastot, käyttöomaisuus, ostovelat, siirtovelat, oma pääoma, tuotot, myytyjen tavaroiden kustannukset ja hallintomenot. Jopa pienempi yritys tarvitsee kuitenkin useita kertoja tämän määrän tilejä, jotta se voi seurata riittävästi toimintaansa. Erityisesti on todennäköisesti tarpeen pitää yllä useita erilaisia kustannustilejä kulujen tarkemman tutkimiseksi.
Jaettu edustus. Suurempi yritys voi hyväksyä vakiotilin ja kopioida sen jokaiselle tytäryritykselleen. Tämä voi olla tarpeen myös yksittäisille tuotelinjoille tai tiloille. Tämä tarkkojen yksityiskohtien taso on erityisen yleistä, kun yritys käyttää toimintoperusteista kustannuslaskentajärjestelmää.
Raportit. Kirjanpitojärjestelmään tallennetut tiedot on koottava raporttijärjestelmään, jota käytetään joko yrityksen taloudellisten tulosten ja tilanteen esittämiseen tai tarkempien taloudellisten tulosten raportointiin. Monet näistä raporteista on valmiiksi pakattu kirjanpito-ohjelmistopaketteihin, vaikka yrityksellä saattaa olla erityistarpeita, jotka edellyttävät räätälöityjä raportteja.
Menettelyt. Kirjanpitojärjestelmä ei ole toiminnassa, ennen kuin käytössä on joukko menettelyjä, jotka osoittavat käyttäjille, kuinka järjestelmää on tarkoitus käyttää. Näistä yleisimmät menettelyt dokumentoidaan yleensä yksityiskohtaisesti ja välitetään työntekijöille muodollisten koulutustilaisuuksien avulla.
Ohjaimet. Lukuisia kirjanpidon valvontatoimia tarvitaan sen varmistamiseksi, että kirjanpitojärjestelmä toimii tarkoitetulla tavalla. Nämä valvontatoimet koskevat yritystä ja voivat vaatia yhtiön tilintarkastajien tai ulkopuolisen konsultin osallistumista varmistaakseen, että asennetut hallintalaitteet soveltuvat liiketoiminnan toimintaan.
Monet juuri mainituista asioista ovat niin perustavanlaatuisia, että ne on hankittava heti alusta alkaen tai on vaarana, että joudut myöhemmin rakentamaan koko kirjanpitojärjestelmän tarvittavien muutosten huomioon ottamiseksi. Erityisesti on parasta ottaa välittömästi käyttöön kaksinkertainen kirjanpito ja suoriteperusteinen kirjanpito.
