Osallistava budjetointi on prosessi, jossa ihmiset, joihin budjetti vaikuttaa, osallistuvat aktiivisesti budjetin luomiseen. Tällä alhaalta ylöspäin suuntautuvalla budjetointimenetelmällä on taipumus luoda saavutettavampia budjetteja kuin ylhäältä alas -budjetit, jotka ylin johto asettaa yritykselle ja joissa työntekijöiden osallistuminen on paljon vähäisempää. Se on myös parempi moraalille ja johtaa yleensä työntekijöiden suurempiin pyrkimyksiin saavuttaa budjetissa ennustamansa. Puhtaasti osallistavassa talousarviossa ei kuitenkaan oteta huomioon korkean tason strategisia näkökohtia, joten johdon on annettava työntekijöille ohjeet yrityksen yleisestä suunnasta ja siitä, miten heidän yksittäiset osastot sopivat siihen.
Kun osallistavaa budjetointia käytetään koko organisaatiossa, alustavat budjetit kulkevat yrityksen hierarkian kautta ylöspäin, keskitason johtajat tarkistavat ja mahdollisesti muuttavat matkan varrella. Kun ne on koottu yhdeksi pääbudjetiksi, voi käydä ilmeiseksi, että toimitetut budjetit eivät toimi yhdessä, jolloin ne lähetetään takaisin alullepanijoille uudelle iteraatiolle, yleensä ohjeilla, joissa ilmoitetaan, mitä ylin johto etsii.
Koska osallistuvaan budjetointiin osallistuvien työntekijöiden määrä on suurempi, budjetin luominen kestää yleensä kauemmin kuin ylhäältä alas -budjetilla, jonka luodaan paljon pienemmällä määrällä ihmisiä. Tällaisen budjetin luomiseen liittyvät työvoimakustannukset ovat myös suhteellisen korkeat.
Toinen osallistuvaan budjetointiin liittyvä ongelma on, että koska budjetin laatijat ovat myös niitä, joiden tulosta verrataan siihen, osallistujilla on taipumus hyväksyä konservatiivinen budjetti, jossa on ylimääräisiä kulupäällysteitä, jotta heille voidaan kohtuudella taata saavutus mitä he ennustavat talousarviossa. Tämä suuntaus on selvempi, kun työntekijöille maksetaan bonuksia heidän suorituksensa perusteella talousarvioon nähden. Tätä budjetin löysää ongelmaa voidaan lieventää määräämällä talousarvion uudelleentarkastelu niille johdon jäsenille, jotka todennäköisimmin tietävät, milloin budjetteja täytetään, ja joiden sallitaan tehdä siihen muutoksia tarvittaessa. Vain tätä lähestymistapaa noudattaen voidaan venyttää tavoitteet integroida talousarvioon.
