Toiminnallinen organisaatiorakenne organisoi yrityksen toiminnan erikoistumisalueiden ympärille. Esimerkiksi voi olla markkinointiosasto, joka keskittyy yksinomaan markkinointitoimintoihin, myyntiosasto, joka harjoittaa vain myyntitoimintoja, ja suunnitteluosasto, joka suunnittelee vain tuotteita ja tuotantolaitoksia. Toiminnallinen organisaatiorakenne on hallitseva organisointitapa suuremmissa yrityksissä, koska nämä yksiköt käsittelevät niin suuria myynti- ja tuotantomääriä, ettei mikään muu organisaatiorakenne olisi läheskään yhtä tehokas. Se on erityisen tehokas seuraavissa tilanteissa:
Suuri määrä standardoituja tuotteiden tai palvelujen myyntiä
Vähentynyt muutos teollisuudessa
Suuri käyttöomaisuuspohja
Pienin määrä täysin uusia tuotelinjoja
Pienet muutokset muodista tai muista muutoksista makuun tai tekniikkaan
Kilpailu perustuu ensisijaisesti kustannuksiin
Toisin sanoen tämä järjestelmä toimii hyvin vakaassa ympäristössä.
Esimerkki toiminnallisesta organisaatiorakenteesta
ABC International on juuri ylittänyt 10 miljoonan dollarin myynnin, ja sen puheenjohtaja uskoo, että tämä on hyvä aika liiketoiminnan uudelleenjärjestelyyn tehokkuuden parantamiseksi työpaikkojen erikoistumisen avulla. Vastaavasti hän ryhmitelee työntekijät seuraaville toiminnallisille alueille:
Kirjanpito-osasto
Yritysosasto
Insinööriosasto
Palvelut-osasto
Henkilöstöosasto
Sijoittajasuhdeosasto
Lakiasiainosasto
Tuotanto-osasto
PR-osasto
Osto-osasto
Myynti- ja markkinointiosasto
Toiminnallisen organisaatiorakenteen edut
Seuraavista eduista ensimmäinen on tärkein; toiminnallinen rakenne voi tuoda paljon tehokkuutta yrityksen toimintaan. Edut ovat:
Tehokkuudet. Kun työntekijöiden sallitaan keskittyä yhteen tiettyyn toiminnalliseen alueeseen, lukuun ottamatta kaikkea muuta, he voivat saavuttaa merkittäviä hyötysuhteita prosessivirran ja johtamismenetelmien suhteen.
Käskyketju. Tässä rakenteessa on hyvin selkeä komentoketju, joten kaikki tietävät, mitä päätöksiä he saavat tehdä ja mitkä antaa esimiestensä tehtäväksi.
Ylennykset. Työntekijöille on helpompi asettaa urapolkuja ja seurata heidän etenemistä kohti toiminnallisille alueille asetettuja tavoitteita.
Erikoistuminen. Yritys voi käyttää tätä lähestymistapaa kasvattaakseen ylimääräisten asiantuntijoiden ryhmän, joka voi vaikuttaa voimakkaasti yrityksen toimintoihin.
Koulutus. Työntekijöiden koulutusta on helpompi seurata ja päivittää, kun he keskittyvät kapeisiin toiminta-alueisiin.
Toiminnallisen organisaatiorakenteen haitat
Toiminnallisen organisaatiorakenteen eduista huolimatta se voi myös kiertää yrityksen perustavanlaatuista prosessia ja päätöksentekoa seuraavilla tuloksilla:
Nopea kasvu. Kun yritys kasvaa nopeasti ja muuttaa jatkuvasti toimintaansa vastaamaan muuttuvia olosuhteita, toiminnallinen rakenne voi hidastaa muutosten tekemisen nopeutta. Tämä johtuu siitä, että päätöksentekopyyntöjen on siirryttävä organisaatiorakenteesta päätöksentekijälle ja sitten takaisin päätöksentekijälle; jos organisaatiorakenteessa on useita tasoja, tämä voi kestää kauan.
Jonoajat. Kun prosessit ylittävät useiden toiminnallisten alueiden rajat, kunkin alueen lisäämät jonoajat voivat lisätä huomattavasti aikaa, joka tarvitaan koko tapahtuman suorittamiseen.
Vastuu. Kun prosessiin osallistuu niin monia asiantuntijoita, on vaikea asettaa syyllisyys tietyn tuotteen tai palvelun toimintahäiriöön kenellekään.
Siilot. Yrityksen sisällä on taipumus huonoon viestintään eri toiminnallisten siilojen välillä, vaikka tätä voidaan lieventää käyttämällä monialaisia tiimejä.
Pienet yritykset. Tätä lähestymistapaa ei tarvita pienissä yrityksissä, joissa työntekijät voivat olla henkilökohtaisesti vastuussa monista toiminnoista.
Asiantuntijan näkökulma. Kun kaikki yrityksen jäsenet paimennetaan toimivien siilojen klustereiksi, on jäljellä vain harva henkilö, joka kykenee näkemään yrityksen strategisen kokonaissuunnan, mikä voi johtaa erittäin vaikeaan päätöksentekoon.
