Maksamattomat palkat ovat työntekijöiden ansioita, joita työnantaja ei ole vielä maksanut. Nämä palkat otetaan huomioon vain, jos ne jäävät maksamatta raportointikauden lopussa. Jos on, ne on kirjattava suoriteperusteiseen kirjanpitoon siten, että korvauskulujen koko määrä kirjataan raportointikauden aikana. Suoriteperusteista kirjausta ei tarvita, jos maksamattomien palkkojen määrällä ei ole merkitystä; tällöin kulu kirjataan, kun palkat maksetaan.
Maksamattomien palkkojen huomioon ottamiseksi kerää työntekijöiden tekemien työtuntien lukumäärä viimeisen palkkajakson jälkeiseltä ajalta ja raportointikauden loppuun saakka. Kerro nämä työtunnit kunkin työntekijän palkkatasolla saadaksesi bruttopalkan. Saattaa myös olla välttämätöntä johtaa ylityökorvaus, eroerot ja palkkapalkka, jos myös tällaiset korvauskustannukset aiheutuvat työnantajalle. Kerro sitten bruttopalkka kaikilla sovellettavilla veroasteilla, kuten sosiaaliturva-, Medicare- ja työttömyysveroilla. Huomaa, että osa näistä veroista on rajattu, joten niitä ei välttämättä sovelleta, kun työntekijä on saavuttanut tietyn määrän vuotuista palkkaa. Luo sitten peruutuspäiväkirjamerkintä, joka veloittaa nämä kulut palkkakuluihin ja palkkaverokuluihin, hyvittämällä hyvitykset kertyneille palkkatileille. Kertyneet palkkiot luokitellaan lyhytaikaisiksi veloiksi, ja ne ilmoitetaan kyseisen luokituksen mukaisesti taseessa. Seuraavana tilikautena merkintä muuttuu automaattisesti.
Siten maksamattomien palkkojen kirjanpito tapahtuu seuraavasti:
Kerää työtunnit.
Kerro kertyneet työtunnit sovellettavilla palkkatasoilla saadaksesi bruttopalkan.
Kerro bruttopalkka sovellettavilla verokannoilla.
Luo käänteinen päiväkirjamerkintä näiden määrien kirjaamiseksi.
Lisäksi jos summa on olennainen, voi olla järkevää kerätä kuluja niihin liittyvistä eduista. Esimerkiksi, jos työntekijöillä on pidätettyjä summia 401 000 eläkejärjestelyn palkasta ja yhtiö vastaa työntekijöiden maksuja, harkitse tämän työnantajan tuloksen kertymistä osana maksamattomien palkkojen kirjanpitoa.
Päinvastoin, maksamattomia palkkoja ei lasketa kirjanpidon kassaperusteisesti. Palkat kirjataan kassaperusteeseen vain, kun käteinen maksetaan työntekijöille. Tämä tarkoittaa, että kassaperusteisen työnantajan ilmoittaman kulusumman ja raportointijakson aikana aiheutuneiden todellisten kulujen välillä voi olla eroja.
