Tiedotustoimikunta on ryhmä, jonka tehtävänä on tarkistaa kaikki ehdotetut tiedot ennen niiden julkaisua. Tätä komiteaa tarvitaan julkisesti pidettävässä yrityksessä. Arvopaperimarkkinakomissio (SEC) koskee julkisia yrityksiä erittäin erityisillä raportointivaatimuksilla, joten sen on kiinnitettävä erityistä huomiota kaikkiin yleisölle annettaviin tietoihin riippumatta siitä, tehdäänkö ne lehdistötiedotteilla, SEC: lle toimitetuilla raporteilla, puheilla, verkkosivustojen sivuja tai muita viestintämuotoja.
Komitean jäsenet valitaan yleensä liiketoiminnan aloilta, jotka tyypillisesti tuottavat tietoja, ja niihin kuuluu myös asiantuntijoita, joilla on tietoa ilmoitusten sallitusta muodosta ja sisällöstä. Seuraavat henkilöt voivat olla komitean jäseniä:
- Talousjohtaja
- Ohjain
- Oikeudellinen neuvonantaja
- Operatiivinen johtaja
- Sijoittajasuhdejohtaja
Komitean jäsenten tulisi jakaa tietoja julkistamiskysymyksistä ja saada tietoa siitä, minkä tyyppiset tilanteet saattavat edellyttää virallista julkistamista. Heille olisi myös ilmoitettava etukäteen tilinpäätöksessä tällä hetkellä olevista tiedoista. Kun tällainen komitea on perustettu, yritys julkaisee todennäköisemmin kattavia tietoja ja päivittää rutiininomaisesti jo julkistamansa tiedot.
Jos tiedottamisvaliokuntaa ei ole olemassa, on todennäköisempää, että virheellisiä tietoja julkaistaan tai tiedot julkistetaan, jotka eivät noudata SEC-raportointisääntöjä.
Tarve tiedotustoimikunnalle ei ole erityisen suuri huolenaihe pienemmässä yrityksessä, jossa epävirallista viestintää on niin paljon, että julkistamiseen liittyvät kysymykset ovat helposti löydettävissä ja niistä voidaan raportoida. Tilanne voi olla paljon pahempi suuremmassa organisaatiossa, jossa työntekijät ovat niin hajallaan, että epäviralliset viestintäjärjestelmät eivät ole toimintakykyisiä.
