Ohjelmistojen aktivoiminen tarkoittaa sisäisesti kehitettyjen ohjelmistojen tunnustamista käyttöomaisuudeksi. Ohjelmiston katsotaan olevan sisäistä käyttöä varten, kun se on hankittu tai kehitetty vain yrityksen sisäisiin tarpeisiin. Esimerkkejä tilanteista, joissa ohjelmiston katsotaan kehitetyn sisäiseen käyttöön, ovat:
Kirjanpitojärjestelmät
Kassanhallinnan seurantajärjestelmät
Jäsenyyden seurantajärjestelmät
Tuotannon automaatiojärjestelmät
Lisäksi ei voi olla kohtuullisen mahdollista suunnitelmaa ohjelmiston markkinoimiseksi yrityksen ulkopuolella. Markkinoiden toteutettavuustutkimusta ei pidetä kohtuullisen mahdollisena markkinointisuunnitelmana. Alun perin sisäiseen käyttöön kehitettyjen ohjelmistojen myyntihistoria luo kuitenkin perustellun oletuksen, että uusinta sisäisen tuotteen tuotetta markkinoidaan myös myytävänä yrityksen ulkopuolella.
Ohjelmiston isojen kirjainten kirjanpitosäännöt
Sisäisen käytön ohjelmistojen kirjanpito vaihtelee projektin valmistumisvaiheesta riippuen. Asiaankuuluva kirjanpito on:
Vaihe 1: Alustava. Kaikki kehityshankkeen alkuvaiheessa syntyneet kustannukset on kirjattava kuluiksi syntymishetkellä. Tähän vaiheeseen sisältyy resurssien kohdentamista koskevien päätösten tekeminen, suorituskykyvaatimusten määrittäminen, toimittajien esittelyjen suorittaminen, tekniikan arviointi ja toimittajien valinta.
Vaihe 2: Sovelluskehitys. Aktivoi kustannukset, jotka aiheutuvat sisäisen käytön ohjelmistojen kehittämisestä, joihin voi sisältyä koodaus, laitteiston asennus ja testaus. Tietojen muuntamiseen, käyttäjien koulutukseen, hallintaan ja yleiskustannuksiin liittyvät kustannukset on veloitettava kuluina syntymisen jälkeen. Vain seuraavat kustannukset voidaan aktivoida:
Kehitystyössä kulutetut materiaalit ja palvelut, kuten kolmannen osapuolen kehityspalkkiot, ohjelmistojen ostokustannukset ja kehitystyöhön liittyvät matkakustannukset.
Ohjelmistokehitykseen suoraan liittyvien työntekijöiden palkkakustannukset.
Hankkeen rahoittamiseen liittyvien korkomenojen aktivointi.
Vaihe 3. Toteutuksen jälkeinen. Veloita kaikki toteutuksen jälkeiset kustannukset kuluiksi syntymishetkellä. Esimerkkejä näistä kustannuksista ovat koulutus- ja ylläpitokustannukset.
Mahdollisen sallitun kustannusten aktivoinnin tulisi alkaa sen jälkeen, kun alustava vaihe on saatu päätökseen, johto sitoutuu rahoittamaan projektia, on todennäköistä, että projekti valmistuu ja ohjelmistoa käytetään aiottuun toimintoonsa.
Kustannusten aktivoinnin tulisi päättyä, kun kaikki olennaiset testit on saatu päätökseen. Jos projektin valmistuminen ei ole enää todennäköistä, lopeta siihen liittyvien kustannusten aktivointi ja tee jo aktivoitujen kustannusten arvonalentumistestaus. Hankintameno, johon omaisuuserä sitten kirjataan, on alempi sen kirjanpitoarvosta tai käyvästä arvosta (vähennettynä myyntikustannuksilla). Ellei ole todisteita päinvastaisesta, tavanomainen oletus on, että keskeneräisillä ohjelmistoilla ei ole käypää arvoa.
