Virtuaalinen sulkeminen edellyttää täysin integroitujen koko yrityksen kattavien kirjanpitojärjestelmien käyttöä tilinpäätöksen tuottamiseen milloin tahansa, pyynnöstä. Tämä lähestymistapa vaatii paitsi toiminnanohjausjärjestelmiä (ERP), myös paljon työtä sen varmistamiseksi, että taustalla olevat tiedot ovat oikeita. Vaadittu sijoitus on niin suuri, että näet harvoin virtuaalisen sulkeutumisen pienemmissä yrityksissä. Virtuaalinen sulku vaatii erityistä huomiota seuraaviin alueisiin:
- Keskitetty kirjanpito. Virtuaalista sulkemista on melkein mahdotonta saavuttaa ilman suurta kirjanpidon keskittämistä yhdistettynä ERP-ohjelmistoihin. Se päinvastoin tarkoittaa, että sinulla ei voi olla liiketoiminnan hajallaan olevia kirjanpitotoimintoja, jotka toimivat eri kirjanpito-ohjelmistoilla.
- Standardoitu kirjanpito. Liiketoiminta on määriteltävä ja kohdeltava samalla tavalla kaikkialla. Muussa tapauksessa kirjanpitohenkilöstön on käytettävä aikaa tutkimaan eri tytäryhtiöiden tekemiä sääntöjenvastaisuuksia.
- Virhe seurannassa. Löydetyt virheet on löydettävä ja niiden taustalla olevat syyt on poistettava. Muuten virtuaalisissa tilinpäätöksissä on liian paljon ongelmia, jotta niihin voidaan luottaa paljon.
Virtuaalisen sulkemisen tulokset eivät välttämättä ole täysin tarkkoja, koska joitakin kulujen kertymiä, kustannusten kohdentamista ja varauksia on vaikea automatisoida.
Virtuaalinen sulku eroaa pehmeästä sulkemisesta siinä, että pehmeä sulku vaatii rajoitetun määrän sulkemisvaiheita; ja näiden sulkemisvaiheiden takia pehmeää sulkua käytetään yleensä vain kuukauden lopussa. Koska virtuaalinen sulkeminen on olennaisesti automatisoitua, sulkemisvaiheita ei ole, minkä ansiosta voit suorittaa tilinpäätöksen millä tahansa ajanjaksolla ollenkaan. siten päivittäiset tilinpäätökset ovat mahdollisia.
Virtuaalisen sulkeutumisen edellyttämät kustannukset ja pitkäaikaiset ponnistelut eivät ole hyvä sijoitus hitaammin kasvaville teollisuudenaloille, joilla on vähän uutta kilpailua ja tuotesyklit ovat pitkiä. Nämä kustannukset voivat kuitenkin olla kannattavia päinvastaisessa tilanteessa, jossa liiketoimintaympäristö muuttuu nopeasti, ja johto voi päivittäisten tilinpäätösten avulla tehdä jatkuvia kurssikorjauksia liiketoiminnan yleiseen suuntaan. Jopa jälkimmäisessä tapauksessa virtuaalinen sulkeminen on kuitenkin vaivan arvoista, jos johto aikoo tosiasiallisesti käyttää tietoja päätöksentekoon ajoissa. jos näin ei ole, niin perinteisempi sulkemisprosessi voi olla parempi ja halvempi ratkaisu.
