Välityspyyntö sisältää materiaalia liikkeeseenlaskijasta, jonka sijoittajien on tehtävä tietoisia päätöksiä osakkeenomistajien äänistä. Tämä liikkeeseenlasku vaaditaan julkisesti omistettavissa yrityksissä. Jokaisen julkisessa omistuksessa olevan yrityksen vaatimus on pitää vähintään yksi osakkeenomistajien kokous vuodessa. Saattaa olla tarpeen järjestää ylimääräisiä kokouksia, jos yhtiö tarvitsee osakkeenomistajien hyväksynnän lisäerille, kuten yhtiöjärjestyksen muutokselle tai hallituksen jäsenten määrän kasvulle. Näiden kokousten olosuhteet määräytyvät sen valtion lainsäädännön mukaan, johon yhtiö on perustettu. Valtion laki voi esimerkiksi vaatia, että kokoukset pidetään tietyn määrän päivinä tilikauden päättymisestä.
Välityspalvelun kysely
Ennen osakkeenomistajien kokousta yhtiön on annettava valtakirjoitus äänestäville osakkeenomistajille. Tämä pyyntö sisältää tietoa yrityksestä ja merkitsee myös kaikki osakkeenomistajien ääntä vaativat kohdat. Valtuutuspyyntöasiakirjan tarkkaa sisältöä säännellään Securities and Exchange Commissionin (SEC) säännössä 14a-3. Sääntö määrittelee joukon tiedustelutyyppejä, jotka sisällytetään kyselyyn, mukaan lukien:
- Tiedot kokouspaikasta ja -ajasta
- Päivämäärä, johon mennessä osakkeenomistajien on toimitettava ehdotuksensa osallistumista tarjouspyyntöön
- Menetelmä valtakirjojen kumoamiseksi, jos se on sallittua
- Kaikki toisinajattelijoiden arviointioikeudet
- Kaikki kiinnostuksen kohteet, jotka yhtiön johtajilla ja toimihenkilöillä voi olla äänestettävissä olevista asioista
- Yhteenveto liikkeeseen lasketuista äänivaltaisista arvopapereista ja siitä, kuka ne omistaa
- Äänestyspäivä, jota käytetään määrittämään, mitkä osakkeenomistajat voivat äänestää
- Kaikki suhteet, joita johtajilla voi olla yhtiöön
- Virkamiehille ja johtajille maksetut korvaukset
- Yhtiön tilintarkastajille tilintarkastuksesta ja muista palveluista maksetut määrät
- Kuvaus kaikista etuuksista, bonuksista, eläkkeistä tai vastaavista suunnitelmista, joista äänestetään
- Kuvaus kaikista arvopapereista, jotka voidaan laskea liikkeeseen
- Kuvaus kiinteistöistä, jotka yritys aikoo luovuttaa tai hankkia
- Kuvaus ehdotetuista muutoksista yhtiön yhtiöjärjestykseen
- Vuosikertomus tai lomake 10-K (jos pyyntö koskee vuosikokousta)
Kaikki edellä mainitut tiedot annetaan osakkeenomistajille yhdessä valtakirjan kanssa. Osakkeenomistajat käyttävät korttia äänestämään yrityksen ehdotuksia vastaan tai vastaan tai pidättäytymään niistä.
SEC-välityspalvelimen hyväksyntä
Jos pyyntöön sisältyy äänestys muista aiheista kuin johtajien valitsemisesta tai tilintarkastajien hyväksynnästä, SEC: n on ensin hyväksyttävä se. Jos SEC ei vastaa 10 päivän kuluessa aikovansa kommentoida pyyntöä, yritys voi antaa sen osakkeenomistajille. Muussa tapauksessa SEC: llä on 30 päivää aikaa kommentoida.
Sovellettavat välityspalvelimen päivämäärät
Välityspalvelujen keskeinen ainesosa on joukko päivämääriä, jotka ovat:
- Tallenna päiväys. Päivämäärä, jolloin yhtiö tunnistaa osakkeenomistajat, joilla on oikeus äänestää yhtiökokouksessa. Se on yleensä enintään 60 päivää ennen kokouksen päivämäärää.
- Postituspäivä. Päivämäärä, jona välityspalvelumateriaalit lähetetään.
- Kokouksen päivämäärä. Yhtiökokouksen päivämäärä. Valtion laki rajoittaa tämän yleensä vähintään 10 päivän kuluttua postituspäivästä. Väli on yleensä useita viikkoja pidempi, jotta osakkeenomistajilla olisi aikaa lähettää valtakirjat.
Äänestä Tallyingia
Valmistuneet välityskortit lasketaan yleensä yrityksen varastonsiirtoagentin toimesta, vaikka muut osapuolet tai yritys itse voivat tehdä niin. Varastonsiirtoagentti on hyvä valinta, koska tällä yksiköllä on käytössään menettelyt välityskorttien tietojen tallentamiseksi ja yhdistämiseksi. Tämän jälkeen tiedot tiivistetään ja esitetään yhtiökokouksessa. Yhteenveto sisältyy myös kokouspöytäkirjaan.
