Tutkimus- ja kehitystoiminta käsittää ne toiminnot, joilla luodaan tai parannetaan tuotteita tai prosesseja. Tämän alueen keskeinen kirjanpitosääntö on, että menot kirjataan kuluiksi syntymishetkellä. Esimerkkejä toiminnoista, joiden tyypillisesti katsotaan kuuluvan tutkimus- ja kehitystoiminta-alueeseen, ovat seuraavat:
Tutkimus uuden tiedon löytämiseksi
Uusien tutkimustulosten soveltaminen
Tuote- ja prosessisuunnitelmien muotoilu
Tuotteiden ja prosessien testaus
Kaavojen, tuotteiden tai prosessien muokkaaminen
Prototyyppien suunnittelu ja testaus
Suunnittelu työkaluja, joihin liittyy uusi tekniikka
Pilottilaitoksen suunnittelu ja käyttö
Tutkimus- ja kehitystoiminta
Tutkimus- ja kehitysmenojen perusongelma on, että niihin liittyvät tulevat hyödyt ovat riittävän epävarmoja, jotta niitä on vaikea kirjata omaisuuseriksi. Kun otetaan huomioon nämä epävarmuustekijät, GAAP velvoittaa kaikki tutkimus- ja kehityskustannukset kirjaamaan kuluiksi syntymishetkellä. Suurin poikkeama tästä ohjeistuksesta on liiketoimintojen yhdistämisessä, jossa hankkijaosapuoli voi kirjata tutkimus- ja kehitysvarojen käyvän arvon.
Perussääntö, jonka mukaan kaikki tutkimus- ja kehitysmenot veloitetaan kuluista, ei ole täysin levinnyt, koska on olemassa poikkeuksia, kuten alla todetaan:
Omaisuus. Jos on hankittu materiaaleja tai käyttöomaisuutta, jolla on vaihtoehtoista tulevaa käyttöä, kirjaa ne omaisuuseriksi. Materiaalit tulisi kirjata kuluksi kulutettuna, kun taas poistoja tulisi käyttää vähennettäessä käyttöomaisuuden kirjanpitoarvoa asteittain. Toisaalta, jos tulevaisuuden käyttötarkoituksia ei ole, peri nämä kustannukset kuluina syntymishetkellä.
Tietokoneohjelmisto. Jos tietokoneohjelmisto hankitaan käytettäväksi tutkimus- ja kehityshankkeessa, peri sen kustannukset kuluksi syntymishetkellä. Jos ohjelmistolle on kuitenkin tulevaisuudessa vaihtoehtoisia käyttötarkoituksia, aktivoi sen kustannukset ja alenna ohjelmiston käyttöikää.
Sopimuspalvelut. Jos kolmannet osapuolet laskuttavat yritystä yrityksen puolesta suoritetusta tutkimustyöstä, peri nämä laskut kustannuksin.
Välilliset kustannukset. Kohtuullinen määrä yleiskustannuksia olisi kohdennettava tutkimus- ja kehitystoimintaan.
Ostetut aineettomat hyödykkeet. Jos aineettomat hyödykkeet hankitaan kolmansilta osapuolilta ja niillä on vaihtoehtoisia käyttötarkoituksia, ne on käsiteltävä aineettomina hyödykkeinä. Jos aineettomat hyödykkeet ostetaan tietylle tutkimushankkeelle eikä tulevia käyttötarkoituksia ole vaihtoehtoisia, peri ne kustannuksina syntymishetkellä.
Ohjelmistokehitys. Jos ohjelmisto on kehitetty käytettäväksi tutkimus- ja kehitystoiminnassa, peri niihin liittyvät kustannukset poikkeuksetta kuluina.
Palkat. Veloita palkkojen, palkkojen ja niihin liittyvien kustannusten kuluiksi syntymishetkellä.
Saattaa myös olla tutkimus- ja kehitysjärjestelyjä, joissa kolmas osapuoli (sponsori) tarjoaa rahoitusta yrityksen tutkimus- ja kehitystoimintaan. Järjestelyt voidaan suunnitella siirtämään lisensointioikeudet, immateriaalioikeudet, omistusosuus tai osuus voitoista sponsoreille. Sponsorit voivat maksaa tutkimus- ja kehitystoimintaa harjoittavalle yritykselle kiinteän maksun tai jonkinlaisen kustannuskorvausjärjestelyn.
Nämä järjestelyt rakennetaan usein kommandiittiyhtiöiksi, joissa etuyhteydessä oleva osapuoli täyttää pääkumppanin roolin. Varsinainen kumppani voidaan valtuuttaa hankkimaan lisärahoitusta myymällä rajoitetun kumppanin etuja tai myöntämällä yhtiölle lainoja tai ennakkoja, jotka voidaan maksaa takaisin tulevista rojalteista.
Kun yhteisö on tutkimus- ja kehitysjärjestelyn osapuoli, on ratkaistava useita kirjanpitokysymyksiä, jotka ovat:
Annetut lainat tai ennakot. Jos yritys lainaa tai siirtää varoja kolmansille osapuolille ja takaisinmaksu perustuu kokonaan siihen, onko tutkimus- ja kehitystyöhön liittyvää taloudellista hyötyä, peri nämä summat kuluksi.
Palautettavat ennakot. Lykkää mahdollisten tutkimus- ja kehitystoimintaan käytettävien ennakkomaksujen kirjaamista ja kirjaa ne kuluiksi, kun niihin liittyvät tuotteet toimitetaan tai palveluita suoritetaan. Jos jossakin vaiheessa ei odoteta, että tavarat toimitetaan tai palvelut suoritetaan, peri jäljellä oleva lykätty summa kuluksi.
Velvollisuus suorittaa palveluja. Jos rahoitusosapuolten myöntämien varojen takaisinmaksu riippuu yksinomaan siihen liittyvän tutkimus- ja kehitystoiminnan tuloksista, kirjaa takaisinmaksuvelvollisuus sopimukseksi tehdä työtä muille.
Takaisinmaksuvelvollisuus. Jos rahoitusosapuolille on maksettava takaisinmaksuvelvollisuus tai jos yritys on ilmoittanut aikovansa tehdä niin, riippumatta siitä, mikä tutkimus- ja kehitystulos on, tunnusta vastuu takaisinmaksun suuruudesta ja peri tutkimus- ja kehityskustannukset kuluksi syntymishetkellä. Tätä kirjanpitoa vaaditaan myös, jos liiketoiminnan ja rahoitusyhteisöjen välillä on merkittävä lähipiirisuhde. Tämä skenaario pätee myös, jos rahoittajaosapuolet voivat vaatia yritystä ostamaan osuutensa kumppanuudesta tai jos rahoittajat saavat automaattisesti arvopapereita liiketoiminnasta järjestelyn päättyessä.
Optioiden liikkeeseenlasku. Jos yritys laskee liikkeeseen warrantteja osana rahoitusjärjestelyä, kohdista osa maksetuista varoista maksettuun pääomaan. Optiotodistuksille kohdennetun määrän tulisi olla niiden käypä arvo järjestelypäivänä.
