Käteisvarojen ja lyhytaikaisten tilien tili on pääkirja. Tili tallentaa määrän, jolla varsinainen loppusaldo eroaa käteisen käteisvarojen alkuarvosta, plus tai vähennettynä tilikaudella kirjattuilla käteissiirroilla.
Käteisvarojen ja lyhytaikaisen tilin ensisijainen käyttö on käteisintensiivisissä vähittäiskaupan tai pankkiympäristöissä sekä pienen käteisen käsittelyssä. Näissä tapauksissa käteisvariantit tulisi tallentaa yhdelle, helposti käytettävissä olevalle tilille. Tätä tietoa käytetään sitten selvittämään, miksi kassataso poikkeaa odotuksista, ja poistamaan nämä tilanteet käyttämällä parempia menettelyjä, valvontaa ja työntekijöiden koulutusta. Tiliä käytetään siis etsivän valvonnan perustana.
Käteisvarat ja lyhyt tili ovat erinomainen työkalu petostilanteiden jäljittämiseen, varsinkin kun niitä seurataan alatilitasolla erityisissä kassakoneissa, pienissä kassalaatikoissa ja niin edelleen. Tilin tarkastelu tällä yksityiskohtaisuudella voi osoittaa matalan tason käteisvarkauksien mallin, johon johto voi toimia. Esimerkiksi petostilanteet voidaan jäljittää ihmisiin, jotka ovat suoraan vastuussa kassakoneesta tai pienestä kassasta.
Käteisvarojen ja lyhytaikaisten tilien tili on kulutili, ja siten ne yleensä yhdistetään tuloslaskelman "muut kulut" -riville. Tilin saldo on yleensä melko pieni. Tilin suurempi saldo aiheuttaa todennäköisemmin tutkimuksen, mutta pienen saldon tutkiminen ei välttämättä ole kustannustehokasta.
Esimerkkinä siitä, kuinka käteisvarat ja lyhyt tili toimivat, rekisterinpitäjä tarkistaa kuukausittain pienen kassalaatikon, jonka pitäisi sisältää 200 dollarin vakiotase. Hän huomaa, että laatikko sisältää 45 dollaria käteistä ja 135 dollaria kuitteja, mikä on vain 180 dollaria. Siksi 20 dollaria käteistä puuttuu. Tämä kassavaje kirjataan kassan ja lyhytaikaisen tilin veloitukseksi (mikä on kulua) ja hyvityksenä pienelle käteiselle tai käteistilille (mikä on omaisuuden vähennys).
Vaihtoehtoisesti, jos pikkukassassa olisi ollut liikaa käteistä (todellakin harvinainen ehto!), Merkintä päinvastaiseksi, veloitus käteisellä ja hyvitys käteisellä ja lyhyellä tilillä.
