Journalisointi on prosessi, jolla liiketapahtuma kirjataan kirjanpitoon. Tämä toiminto koskee vain kaksinkertaisen kirjanpidon järjestelmää. Journalisoinnin vaiheet ovat seuraavat:
Tutki jokainen liiketapahtuma selvittääkseen liiketoimen luonteen. Esimerkiksi toimittajalaskun vastaanottaminen tarkoittaa velvoitteen syntymistä. Tai vanhentuneen varaston heittäminen tarkoittaa sitä, että varastovarallisuus vähenee.
Selvitä, mihin tileihin se vaikuttaa. Tämä edellyttää tunnistamista pääkirjan tileille, joita muutetaan tapahtuman seurauksena. Esimerkiksi tavarantoimittajan laskun kirjaaminen voi tarkoittaa, että toimistotarvikkeiden kulutustiliä lisätään samoin kuin ostotilien kuittaus.
Valmista päiväkirjamerkintä. Tämä ei merkitse pelkästään tapahtuman kirjaamista kirjanpitojärjestelmään, vaan myös sen dokumentoimista niin, että merkinnän myöhemmin tarkastava henkilö ymmärtää syyn. Ihannetapauksessa merkinnässä tulisi huomioida vaikutusalaan tulevat tilit, syötetyt veloitukset ja hyvitykset, päiväkirjamerkinnän numero ja kertova kommentti.
Journalisointi voi johtaa kirjauksiin pää- tai tytäryhtiökirjoihin. Merkintä tehdään tytäryhtiön kirjanpitoon, kun siihen liittyy suuren määrän tapahtumaa, jonka johto on päättänyt tiivistää erikseen pääkirjasta.
Esimerkkinä journalisointiprosessista ABC International on juuri allekirjoittanut sopimuksen huoltourakoitsijan kanssa maksamaan sille 1000 dollaria kuukaudessa vastineeksi rutiininomaisista ennaltaehkäisevistä huoltopalveluista. Kaupan luonne on toistuva velvoite. Kyseiset tilit ovat 1 000 dollarin veloitus ylläpitokuluille ja 1 000 dollarin hyvitys ostovelalle. Tämä on toistuva kuukausittainen merkintä. Päiväkirjamerkintä luodaan juuri merkityksi ja merkitään toistuvaksi automaattisesti kunkin seuraavan kuukauden alussa.
