Kirjanpitopäiväkirjamerkintöjen määritelmä
Kirjanpitopäiväkirja on menetelmä, jolla kirjanpitotapahtuma kirjataan yrityksen kirjanpitoon. Kirjanpitotiedot kootaan pääkirjaan tai päiväkirjamerkinnät voidaan kirjata useisiin alikirjoihin, jotka myöhemmin kootaan pääkirjaan. Näitä tietoja käytetään sitten tilinpäätöksen laatimiseen raportointikauden lopusta lähtien.
Päiväkirjamerkinnässä on oltava vähintään kaksi rivikohtaa, vaikka sisällytettävien rivikohtien määrälle ei ole ylärajaa. Kaksirivinen päiväkirjamerkintä tunnetaan yksinkertaisena päiväkirjamerkintänä, kun taas enemmän rivikohtia sisältävää päiväkirjamerkintää kutsutaan yhdistelmäkirjamerkinnäksi. Yritys voi käyttää paljon päiväkirjamerkintöjä vain yhdellä raportointijaksolla, joten on parempi käyttää suurempaa määrää yksinkertaisia päiväkirjamerkintöjä kuin pienempää yhdistelmälokimerkintöjä, selventääkseen, miksi merkinnät tehdään. Tämä on hyödyllistä, kun päiväkirjamerkintöjä tutkitaan myöhemmin ja varsinkin kun tilintarkastajat tarkastavat niitä.
Aina kun luot kirjanpitotapahtuman, se vaikuttaa aina vähintään kahteen tiliin, joista veloituskirjaus kirjataan yhtä tiliä ja hyvitysmerkintä toista tiliä vastaan.
Mahdollisten tapahtumien velkojen ja hyvitysten kokonaissumman on aina oltava yhtä suuret, jotta kirjanpitotapahtuman sanotaan olevan aina "tasapainossa". Jos liiketoimi ei olisi tasapainossa, tilinpäätöstä ei olisi mahdollista luoda. Siten veloitusten ja hyvitysten käyttö kaksisarakkeisessa tapahtumien tallennusmuodossa on kaikkein tärkein kaikista kirjanpitotarkkuuden valvonnoista.
Pienemmässä kirjanpitoympäristössä kirjanpitäjä voi tallentaa päiväkirjamerkintöjä. Suuremmassa yrityksessä pääkirjakirjanpitäjä on tyypillisesti vastuussa päiväkirjamerkintöjen tallentamisesta, mikä tarjoaa jonkin verran tapaa, jolla päiväkirjamerkinnät tallennetaan.
Journal-merkinnän muoto
Kirjanpitopäiväkirjamerkinnän tulisi sisältää vähintään seuraavat:
Tilit, joille velat ja hyvitykset kirjataan
Merkinnän päivämäärä
Tilikausi, jolle päiväkirjamerkintä on kirjattava
Merkinnän tallentavan henkilön nimi
Mahdolliset johdon valtuutukset
Ainutlaatuinen numero päiväkirjamerkinnän tunnistamiseksi
Onko merkintä kertaluonteinen, toistuva vai peruutusmerkintä.
Voi olla tarpeen liittää päiväkirjaan laaja dokumentaatio sen todistamiseksi, miksi sitä tallennetaan; anna ainakin lyhyt kuvaus päiväkirjamerkinnästä.
Kirjanpitolehden erityistyypit
A päiväkirjamerkinnän peruuttaminen on sellainen, joka joko peruutetaan manuaalisesti seuraavalla raportointikaudella tai jonka kirjanpito-ohjelmisto kääntää automaattisesti seuraavalla raportointikaudella.
A toistuva päiväkirjamerkintä on toistuva jokaisella peräkkäisellä raportointijaksolla, kunnes päättymispäivä on saavutettu. Tämä voidaan tehdä manuaalisesti tai se voidaan asettaa toimimaan automaattisesti kirjanpito-ohjelmistojärjestelmässä.
Esimerkkejä kirjanpitopäiväkirjasta
Arnold Corporation myy tuotteen asiakkaalle 1 000 dollarin käteisellä. Tuloksena on 1000 dollaria ja käteistä 1000 dollaria. Arnoldin on kirjattava käteisvaratilin kasvu veloituksella ja tulotilin kasvu luottolla. Merkintä on:
