Päiväkirjamerkintää käytetään tapahtuman veloitus- ja hyvityspuolien kirjaamiseen kirjanpitoon. Sitä käytetään kaksinkertaisen kirjanpidon järjestelmässä, jossa sekä veloitus että hyvitys tarvitaan kunkin merkinnän suorittamiseen. Päiväkirjamerkintämuodon olennaiset osat ovat seuraavat:
- Otsikkorivi voi sisältää päiväkirjamerkinnän numeron ja päivämäärän. Numeroa käytetään päiväkirjamerkinnän indeksointiin, jotta se voidaan tallentaa oikein ja hakea varastosta.
- Ensimmäinen sarake sisältää tilinumeron ja tilin nimen, johon merkintä merkitään. Tämä kenttä on sisennetty, jos se koskee hyvitettävää tiliä.
- Toinen sarake sisältää syötettävän veloituksen summan.
- Kolmas sarake sisältää syötettävän luottosumman.
- Alatunnisteella voi olla myös lyhyt kuvaus syystä. Merkintä alatunnisteeseen on erittäin suositeltavaa, koska päiväkirjamerkintöjä on niin paljon, että on helppo unohtaa, miksi kukin merkintä tehtiin.
Siten päiväkirjamerkinnän perusmuoto on:
