Koesaldo ja sen rooli kirjanpitoprosessissa
Kokeilusaldo on tilikauden lopussa suoritettava raportti, jossa luetellaan loppusaldo jokaisella pääkirjatilillä. Raporttia käytetään ensisijaisesti sen varmistamiseen, että kaikkien velkojen kokonaismäärä on sama kuin kaikkien hyvitysten kokonaismäärä, mikä tarkoittaa, että kirjanpitojärjestelmässä ei ole epätasapainoisia päiväkirjamerkintöjä, jotka tekisivät mahdottomaksi tuottaa tarkkoja tilinpäätöksiä. Tilintarkastajat pyytävät tyypillisesti vuoden lopun kokeilusaldoa aloittaessaan tarkastuksen, jotta he voivat siirtää raportissa olevat tilisaldot tilintarkastusohjelmistoonsa. he voivat pyytää sähköistä versiota, jonka he voivat kopioida helpommin ohjelmistoihinsa.
Vaikka kokeilusaldolla ilmoitetut veloitus- ja hyvityssummat olisivat yhtä suuria, se ei tarkoita, että kokeilusaldossa luetelluilla tileillä ei ole virheitä. Esimerkiksi veloitus olisi voitu syöttää väärälle tilille, mikä tarkoittaa, että veloituksen kokonaismäärä on oikea, vaikka yksi tilien saldo on liian pieni ja toinen saldo liian korkea. Esimerkiksi ostovelvollinen virkailija kirjaa 100 dollarin toimittajalaskun, jossa on veloitus tarvikkeista ja 100 dollarin hyvitys ostovelan tilille. Veloituksen olisi pitänyt olla yleishyödyllisten kulujen tilillä, mutta kokeilusaldo osoittaa silti, että veloitusten kokonaismäärä on yhtä suuri kuin hyvitysten kokonaismäärä.
Kokeilutasetta voidaan käyttää myös tilinpäätöksen manuaaliseen laatimiseen, mutta kun käytetään pääasiassa tietokoneistettuja kirjanpitojärjestelmiä, jotka luovat lausunnot automaattisesti, raporttia käytetään harvoin tähän tarkoitukseen. Itse asiassa kokeilutaseraporttia ei enää tarvitse käyttää kirjanpitotoiminnassa.
Kun koesaldo tulostetaan ensimmäisen kerran, sitä kutsutaan säätämättömäksi koesaldoksi. Kun kirjanpitotiimi korjaa havaitut virheet ja tekee oikaisuja tilinpäätöksen saattamiseksi kirjanpitokehyksen (kuten GAAP: n tai IFRS: n) mukaiseksi, raporttia kutsutaan oikaistuksi kokeilusaldoksi. Oikaistu koesaldo tulostetaan ja tallennetaan tyypillisesti vuoden lopun kirjassa, joka sitten arkistoidaan. Lopuksi, kun jakso on päättynyt, raporttia kutsutaan sulkemisen jälkeiseksi kokeelliseksi saldoksi.
Koesaldo on tiukasti raportti, joka kootaan kirjanpitotiedoista. Koska raportin tarkistamisen seurauksena voidaan kuitenkin tehdä oikaisutietoja, voidaan sanoa, että kokeilutaseen kirjanpito kattaa säätöprosessin, joka muuntaa säätämättömän kokeilusaldon oikaistuksi kokeilutaseksi.
Jos organisaatiossa on tytäryhtiöitä, jotka raportoivat tuloksistaan emoyhtiölle, emoyritys voi pyytää jokaisesta tytäryhtiöstä lopullisen kokeilusaldon, jota se käyttää koko yrityksen konsolidoitujen tulosten valmisteluun.
Pääkirja on sisäisten kirjanpitäjien suosima raportti, koska se näyttää myös yksityiskohtaiset tapahtumat, jotka sisältävät loppusaldon, tai ainakin osoittavat kohti kyseistä alitietokantaa, joka sisältää nämä tiedot. Tämä lisätietojen taso paljastaa tilin toiminnan tilikaudella, mikä helpottaa tutkimuksen tekemistä ja mahdollisten virheiden havaitsemista.
Kokeilutaseen muoto
Alkuperäinen kokeilutaseraportti sisältää seuraavat sarakkeet:
Tilinumero
Tilin nimi
Velkasaldo loppuu (jos sellainen on)
Loppusaldo (jos sellainen on)
Jokainen rivikohta sisältää vain tilin loppusaldon. Kaikki tilit, joiden loppusaldo on lueteltu koesaldossa; yleensä kirjanpito-ohjelmisto estää automaattisesti kaikki tilit, joiden saldo on nolla, näkymästä raportissa.
Kokeilusaldon muokattu versio voi yhdistää veloitus- ja hyvityssarakkeet yhdeksi yhdistetyksi sarakkeeksi ja lisätä sarakkeita näyttämään oikaisutiedot ja tarkistetun loppusaldon (kuten seuraavassa esimerkissä).
Esimerkki kokeilusaldosta
Seuraava koesaldoesimerkki yhdistää veloitus- ja hyvityssummat toiseen sarakkeeseen siten, että kokonaissumman yhteenveto on (ja sen pitäisi olla) nolla. Säätävät merkinnät lisätään seuraavaan sarakkeeseen, jolloin oikeassa reunassa olevaan sarakkeeseen saadaan oikaistu kokeilutasapaino.
ABC International Koesaldo 31. elokuuta 20XX
