Myyntisaamisten hallinta alkaa todella asiakkaan laskun alkuperäisestä luomisesta, koska sinun on minimoitava useita asioita myyntisaamien luomisen aikana, ennen kuin sinulla on kattava joukko tämän avaimen varoja. Valvonta kattaa tällöin myyntisaamisten asianmukaisen ylläpidon ja niiden eliminoinnin joko asiakkailta suoritettavilla maksuilla tai luotoluetteloiden luomisella. Tärkeimmät tarkasteltavat säätimet ovat:
- Vaadi luottolupa ennen lähetystä. Sinulla on ongelmia saatavien keräämisessä, jos tilaus lähetetään asiakkaalle, jolla on huono luottoluokitus. Siksi vaaditaan luotto-osaston allekirjoittama hyväksyntä kaikille myyntitilauksille, jotka ylittävät tietyn dollarin määrän.
- Tarkista sopimusehdot. Jos maksuehtoja on epätavallisia, tarkista ne ennen laskun luomista. Muutoin myyntisaamiset sisältävät laskuja, joita asiakkaat kieltäytyvät maksamasta.
- Oikolukut. Jos suuren dollarin summan lasku sisältää virheen, asiakas voi lykätä maksua, kunnes lähetät tarkistetun laskun. Harkitse suurempien laskujen oikolukemista tämän ongelman lieventämiseksi.
- Valtuuta hyvityslaskut. Ihmiset, joilla on pääsy saapuviin asiakasmaksuihin, voivat siepata saapuvat käteisvarat ja luoda sitten hyvityslaskun jälkiensä kattamiseksi. Yksi askel tämän ongelman ehkäisemisessä on vaatia johtajan virallinen hyväksyntä hyvityslaskuille, jotka sitten sisäisen tarkastuksen henkilökunta tarkistaa myöhemmin. Älä ota tätä valvontaa äärimmäisyyksiin ja vaadi hyväksyntää erittäin pienille hyvityslaskuille - anna kirjanpitohenkilöstön luoda pieniä ilman hyväksyntää vain puhdistamaan pienet jäljellä olevat saldot.
- Rajoita laskutusohjelmiston käyttöä. Kuten juuri huomautettiin, joku pystyi sieppaamaan asiakkailta saapuvat maksut ja piilottamaan varkauden hyvitysluettelolla. Laskutusohjelmiston käyttö on suojattava salasanalla, jotta vältetään luottomuistioiden laiton tuottaminen.
- Erota tehtävät. Kuten juuri huomautettiin, kenenkään ei pitäisi pystyä käsittelemään saapuvia asiakasmaksuja ja luomaan luottotietoja, muuten he voivat ottaa rahat ja peittää jälkensä luottotiedoilla. Määritä siis nämä tehtävät eri ihmisille.
- Tarkista saamisten päiväkirjamerkinnät. Myyntisaamiset tapahtuvat lähes aina myyntipäiväkirjan läpi kirjanpito-ohjelmistossa, joka luo omat kirjanpitotiedot. Siksi myyntisaamisten tilissä ei pitäisi melkein koskaan olla manuaalista päiväkirjamerkintää. Sinun tulisi tutkia nämä merkinnät huolellisesti.
- Tarkasta laskupaketit. Kun laskut on täytetty, tiedostossa on oltava paketti, joka sisältää myyntitilauksen, luottotiedot, konossementin ja laskukopion. Sisäisen tarkastuksen henkilöstön tulisi tarkistaa valikoima näistä paketeista varmistaakseen, että laskutusvirkailija tarkasti kaikki tukipaperit ja loi laskun oikein.
- Yhdistä laskutukset lähetyslokiin. On mahdollista, että tuotteet lähetetään ilman vastaavaa laskua, tai päinvastoin. Näiden tilanteiden havaitsemiseksi pyydä sisäisen tarkastuksen henkilökuntaa vertailemaan laskutusta toimituspäiväkirjaan ja tutkimaan mahdolliset erot.
- Tarkasta kassakuittien soveltaminen. Kirjanpitohenkilöstö saattaa soveltaa virheellisesti käteistodistuksia avoimiin laskuihin, ehkä edes soveltamatta niitä oikeiden asiakkaiden tileille. Pyydä sisäisen tarkastuksen henkilöstöä säännöllisesti jäljittämään valikoima kassakuitteja asiakkaan laskuihin varmistaakseen oikean käteishakemuksen.
Nämä erät muodostavat myyntisaamisten perustarkastukset. Yritys, jolla on erikoistunut saamisjärjestelmä, saattaa joutua toteuttamaan lisävalvontaa tai ei välttämättä tarvitse kaikkia tässä lueteltuja eriä.
