Korjaava merkintä on päiväkirjamerkintä, joka tehdään virheellisen tapahtuman korjaamiseksi, joka oli aiemmin kirjattu pääkirjaan. Esimerkiksi kuukausittaiset poistotiedot on voitu tehdä virheellisesti poistokuluihin. Jos on, korjaava merkintä on siirtää merkintä poistokuluille hyvittämällä poistokustustili ja veloittamalla poistotilitili. Vaihtoehtoisesti alkuperäinen merkintä olisi voitu kumota ja korvata uudella merkinnällä, joka perii kulun oikein poistotilille.
Korjaavia merkintöjä tekee yleensä vain kokeneempi kirjanpitohenkilöstö, koska he tuntevat paremmin kirjanpitojärjestelmän ja erityisten päiväkirjamerkintöjen vaikutuksen tilinpäätökseen. Voi olla järkevää, että ohjain hyväksyy kaikki ehdotetut korjaavat merkinnät ennen niiden tekemistä sen varmistamiseksi, että toinen henkilö varmistaa, että merkinnällä on aiottu vaikutus.
Korjaavan merkinnän dokumentointi on erityisen tärkeää, koska näitä asioita on erityisen vaikea ymmärtää jonkin ajan kuluttua. Tämä tarkoittaa alkuperäisen virheen liittämistä kuhunkin päiväkirjamerkintöihin sekä huomautuksia siitä, kuinka korjaavan merkinnän on tarkoitus korjata alkuperäinen virhe. Dokumentaatio on erityisen arvokasta, jos näyttää todennäköiseltä, että yhtiön tilintarkastajat tarkastavat myöhemmin korjaavan merkinnän.
Korjaava merkintä tulisi tehdä heti, kun virhe havaitaan ja arvioidaan. Muuten on melko todennäköistä, että merkintää ei koskaan korjata; Tämä johtuu siitä, että virheenkorjaus jää normaalin tapahtumakäsittelyn ulkopuolelle, joten ei ole olemassa työkalenteria tai -menettelyä, joka valvoisi näiden tapahtumien suorittamista.
Merkintöjen korjaaminen on erittäin aikaa vievää. Tästä syystä voi olla järkevää seurata kuukausittain tehtyjen korjaavien merkintöjen määrää, jotta voidaan selvittää, onko näiden merkintöjen taustalla olevat ongelmat ratkaistu. Jos näin on, merkintöjä ei tarvitse enää korjata, ja kirjanpitäjillä on enemmän aikaa muihin tehtäviin.
