Aikakauslehdet ja kirjanpitot ovat liiketoimet, jotka kirjataan kirjanpitojärjestelmään. Pohjimmiltaan yksittäisten tapahtumien yksityiskohtaisen tason tiedot tallennetaan yhteen monista mahdollisista päiväkirjoista, kun taas päiväkirjatiedot tiivistetään ja siirretään (tai lähetetään) kirjanpitoon. Lähetysprosessi voi tapahtua melko usein tai se voi olla yhtä harvinaista kuin kunkin raportointijakson loppu. Kirjanpitäjän tiedot ovat korkein tietoryhmien taso, josta koesaldot ja tilinpäätökset laaditaan.
Taloustietojen käyttäjä tarkistaa tyypillisesti kirjanpitoon tallennetut yhteenvetotason tiedot, kenties suhdeanalyysin tai trendianalyysin avulla, etsiä poikkeamat, jotka edellyttävät lisätutkimuksia. Sitten he viittaavat taustalla oleviin päiväkirjatietoihin saadakseen pääsyn yksityiskohtiin siitä, mitä pääkirjassa olevat tiedot muodostavat (mikä voi johtaa vielä yksityiskohtaisempaan tositteiden tutkimiseen). Siten tietoja voidaan koota päiväkirjasta kirjanpitoon tilinpäätöksen laatimiseksi ja palata alaspäin yksittäisten tapahtumien tutkimiseksi.
Lehtiä voi olla useita, joista jokainen käsittelee yleensä suuria määriä alueita, kuten ostotapahtumia, kassakuitteja tai myyntitapahtumia. Harvemmat tapahtumat, kuten poistot, ryhmitellään yleensä yleiseen päiväkirjaan.
Tiedot tallennetaan aikakauslehtiin aikajärjestyksessä yksittäisten tapahtumien mukaan, mikä helpottaa tietojen lajittelua ja käyttäjien tarvitsemien kohteiden löytämistä. Tiedot tallennetaan kirjanpitoon useilla tileillä, jotka lajitellaan tyypillisesti seuraavassa järjestyksessä:
Omaisuustilit
Vastuutilit
Oma pääomatilit
Tulotilit
Kulutilit
Tietokoneistetussa kirjanpitojärjestelmässä päiväkirjojen ja kirjanpitojen käsitteitä ei ehkä edes käytetä. Pienemmässä organisaatiossa käyttäjät voivat uskoa, että kaikki heidän liiketapahtumansa kirjataan pääkirjaan, eikä tietoja ole tallennettu päiväkirjaan. Yritykset, joilla on valtava tapahtumamäärä, voivat silti käyttää järjestelmiä, jotka edellyttävät tietojen erottamista lehtiin. Siksi käsitteet ovat hieman hämmentyneitä tietokoneistetussa ympäristössä, mutta pitävät paikkansa manuaalisessa kirjanpitoympäristössä.
