Ostopäiväkirja on tytäryhtiötason päiväkirja, johon on tallennettu tietoja ostotapahtumista. Tämä päiväkirja löytyy yleisimmin manuaalisesta kirjanpitojärjestelmästä, jossa on välttämätöntä, että suuret ostotapahtumat eivät ylitä pääkirjaa. Kaikentyyppiset luotolla tehdyt ostot kirjataan ostopäiväkirjaan, mukaan lukien seuraavat:
Toimistotarvikkeet
Palvelut
Jälleenmyyntiin hankitut tavarat
Kaikkiin ostopäiväkirjaan tehtyihin tapahtumiin sisältyy hyvitys ostovelalle ja veloitus kulu- tai varallisuustilille, johon osto liittyy. Esimerkiksi toimistotarvikkeiden ostoon liittyvä veloitus olisi tarvikkeiden kulutustilillä. Päiväkirja sisältää myös tallennuspäivän, maksettavan toimittajan nimen, lähdeasiakirjan viitteen ja laskun numeron. Valinnaiset lisäykset tähän perustietoihin ovat maksun eräpäivä ja ostotilauksen numeron valtuuttaminen.
Ajoittain, viimeistään kunkin raportointijakson lopussa, ostopäiväkirjan tiedot tiivistetään ja lähetetään pääkirjaan. Tämä tarkoittaa, että pääkirjassa ilmoitetut ostot ovat vain yhteenlasketulla tasolla. Jos joku tutkii oston yksityiskohtia, olisi palattava ostopäiväkirjaan ja löydettävä viittaus lähdeasiakirjaan.
