Kun kirjanpitotapahtuma tapahtuu, se voidaan tallentaa organisaation kirjoihin monin tavoin. Seuraavissa luetelmakohdissa on huomioitu yleisimmät käytettävissä olevat menetelmät:
Päiväkirjamerkinnät. Perusmenetelmä, jota käytetään tapahtuman kirjaamiseen, on päiväkirjamerkintä, jossa kirjanpitäjä syöttää manuaalisesti kunkin yksittäisen tapahtuman tilinumerot sekä veloitukset ja hyvitykset. Tämä lähestymistapa on aikaa vievää ja siinä voi esiintyä virheitä, joten se on yleensä varattu säätöille ja erikoismerkinnöille. Seuraavissa luetelmakohdissa huomataan kirjanpito-ohjelmistoissa käytettävät automatisoidummat lähestymistavat yleisten kirjanpitotapahtumien kirjaamiseen.
Toimittajalaskujen vastaanotto. Kun toimittajalasku on vastaanotettu, kirjanpitäjä kirjaa sen kirjanpito-ohjelmiston ostovelat-moduuliin. Moduuli luo automaattisesti päiväkirjamerkinnän, joka veloittaa asianomaisen kulu- tai varallisuustilin ja hyvittää ostovelan.
Toimittajalaskun laskeminen. Kun asiakkaalle on tarkoitus luoda lasku, kirjanpitäjä syöttää tarvittavat tiedot hinnasta, yksikkömäärästä ja sovellettavasta myyntiverosta laskutusmoduuliin kirjanpito-ohjelmistossa. Moduuli luo automaattisesti päiväkirjamerkinnän, joka veloittaa joko käteisen tai myyntitilin ja hyvittää myyntitilin. Myyntiveron velkatilille voi olla myös hyvitys.
Toimittajamaksujen myöntäminen. Kun toimittajille maksetaan, kirjanpitäjä tarkistaa laskutusnumerot, jotka on maksettava kirjanpito-ohjelmiston ostovelat-moduulissa. Sitten ohjelmisto tulostaa sekkejä tai suorittaa sähköisiä maksuja samalla veloittaen ostotiliä ja hyvittämällä käteistilin.
Palkkojen myöntäminen. Kun työntekijöille maksetaan palkkoja, kirjanpitäjä syöttää kaikkien työntekijöiden palkat ja työtunnit kirjanpito-ohjelmiston palkkamoduuliin. Moduuli luo automaattisesti päiväkirjamerkinnän, joka veloittaa korvaus- ja palkkaverokulut ja hyvittää käteisen. Tämä voi olla melko monimutkainen merkintä, koska se voi koskea myös korotuksia ja muita vähennyksiä ja kirjata erikseen useita palkkaveroja.
Nämä tallennusmenetelmät luovat kaikki merkinnät pääkirjaan tai tytäryhtiön pääkirjaan, joka sitten siirtyy pääkirjaan. Sieltä liiketoimet kootaan tilinpäätökseen.
