Tämä artikkeli antaa yleiskatsauksen kirjanpidon perusteista muulle kuin kirjanpitäjälle. Sen suunta on yrityksen taloudellisten tietojen tallentaminen.
Ensinnäkin, mitä tarkoitamme "taloudellisella" kirjanpidolla? Tämä viittaa rahaa koskevien tietojen tallentamiseen. Siksi puhumme laskun lähettämisestä jollekin sekä heidän maksamastaan laskusta, mutta emme käsittele mitään muutoksia yrityksen koko liiketoiminnan arvossa, koska jälkimmäinen tilanne ei sisällä erityistä rahansiirtoa.
"Tapahtuma" on liiketapahtuma, jolla on rahallinen vaikutus, kuten tavaroiden myynti asiakkaalle tai tarvikkeiden ostaminen toimittajalta. Talouslaskennassa tapahtuma laukaisee tapahtumaan liittyvän rahan tietojen tallentamisen. Esimerkiksi kirjaamme kirjanpitoon sellaiset tapahtumat (tapahtumat) kuin:
Lainanantajalta velkaantuminen
Kulutusraportin vastaanottaminen työntekijältä
Lasku kuitti toimittajalta
Tavaroiden myynti asiakkaalle
Myyntiverojen palauttaminen hallitukselle
Palkkojen maksaminen työntekijöille
Palkkaverojen maksaminen hallitukselle
Tallennamme nämä tiedot "tileihin". Tili on erillinen, yksityiskohtainen tietue tietystä erästä, kuten toimistotarvikkeista aiheutuvat kulut, myyntisaamiset tai ostovelat. Tilejä voi olla monia, joista yleisimmät ovat:
Käteinen raha. Tämä on yrityksen käteisvarojen nykyinen saldo, yleensä sekillä tai säästötileillä.
Myyntisaamiset. Kyseessä on luottomyynti, josta asiakkaiden on maksettava myöhemmin.
Varasto. Tämä on varastossa varastossa olevia tuotteita asiakkaille myytäväksi.
Käyttöomaisuus. Nämä ovat kalliimpia omaisuuseriä, joita yritys aikoo käyttää useita vuosia.
Ostovelat. Nämä ovat toimittajille maksettavia velkoja, joita ei ole vielä maksettu.
Siirtovelat. Nämä ovat velkoja, joista yritystä ei ole vielä laskutettu, mutta joista sen on lopulta maksettava.
Velka. Tämä on käteistä, jonka toinen osapuoli lainaa yritykselle.
Oma pääoma. Tämä on yrityksen omistusosuus, joka on perustamispääoma ja mahdolliset myöhemmät voitot, jotka on säilytetty liiketoiminnassa.
Tulot. Tämä on myynti asiakkaille (sekä luotolla että käteisellä).
Myytyjen tavaroiden kustannukset. Tämä on asiakkaille myytyjen tuotteiden tai palvelujen hinta.
Hallinnolliset kulut. Nämä ovat erilaisia liiketoiminnan edellyttämiä kuluja, kuten palkat, vuokrat, apuohjelmat ja toimistotarvikkeet.
Tuloverot. Nämä ovat verot, jotka on maksettu hallitukselle yrityksen mahdollisesti saamista voitoista.
Kuinka syötämme tietoja tapahtumista näille tileille? Voit tehdä sen kahdella tavalla:
Ohjelmistomoduulin merkinnät. Jos käytät kirjanpito-ohjelmistoa kirjanpitotapahtumien kirjaamiseen, on todennäköisesti online-lomakkeita, jotka voit täyttää jokaiselle tärkeimmälle tapahtumalle, kuten asiakkaan tai laskun luominen tai toimittajan laskun kirjaaminen. Aina kun täytät jonkin näistä lomakkeista, ohjelmisto täyttää tilit automaattisesti.
päiväkirjamerkinnät. Voit käyttää kirjanpitolomakkeen kirjanpitolomaketta tai luoda päiväkirjamerkinnän käsin. Päiväkirjamerkinnöissä on paljon. Lyhyesti sanottuna päiväkirjamerkinnän tulee aina vaikuttaa vähintään kahteen tiliin, jolloin veloituskirjaus kirjataan yhtä tiliä ja hyvitysmerkintä toista vastaan. Tilejä voi olla paljon enemmän kuin vain kaksi, mutta dollarin velkojen kokonaismäärän on oltava yhtä suuri kuin hyvitysten kokonaismäärä dollarissa. Katso lisätietoja päiväkirjamerkinnöistä.
Tilit tallennetaan pääkirjaan. Tämä on kaikkien tilien pääjoukko, johon tallennetaan kaikki liiketoimiin liittyvät tapahtumat, jotka on kirjattu tileille päiväkirja- tai ohjelmistomoduulimerkinnöillä. Näin ollen pääkirja on sinun asiakirjasi kaikista yksityiskohtaisista kirjanpitotiedoista yrityksestä.
Jos haluat ymmärtää tietyn tilin yksityiskohtia, kuten saatavien nykyisen määrän, sinun on käytettävä näitä tietoja pääkirjaan. Lisäksi useimmat kirjanpito-ohjelmistopaketit tarjoavat useita raportteja, jotka antavat sinulle paremman käsityksen liiketoiminnasta kuin pelkkä tilien lukeminen. Erityisesti on olemassa ikääntyneitä myyntisaamisia ja ikääntyneitä ostovelvoitteita koskevia raportteja, jotka ovat hyödyllisiä määritettäessä nykyinen luettelo saumattomista saamisista ja maksamattomista ostoveloista.
Pääkirja on myös tilinpäätöksen lähdeasiakirja. On olemassa useita tilinpäätöksiä, jotka ovat:
Tase. Tässä raportissa luetellaan liiketoiminnan varat, velat ja oma pääoma raportointipäivänä.
Tuloslaskelma. Tässä raportissa luetellaan liiketoiminnan tuotot, kulut ja voitto tai tappio tietyltä ajanjaksolta.
Rahavirtalaskelma. Tässä raportissa luetellaan liiketoiminnan tietyn ajanjakson tuottamat kassavirrat. Se voidaan muotoilla suoralla tai epäsuoralla menetelmällä.
Muita vähemmän käytettyjä tilinpäätöksen elementtejä ovat laskelma kertyneistä voittovaroista ja suuri osa liitetiedoista.
Yhteenvetona voidaan todeta, että taloudelliseen kirjanpitoon sisältyy liiketapahtumien kirjaaminen tileille, jotka puolestaan on tiivistetty pääkirjaan, jota puolestaan käytetään tilinpäätöksen laatimiseen.
