Ostoskirja on alikirja, johon ostot kirjataan. Ostoskirja on osa kirjanpito-osaston tietokantaa; sitä ei ylläpitää osto-osasto. Kirjanpidosta on hyötyä erottaessa yhteen sijaintiin tietueet, jotka yritys kuluttaa toimittajiensa kanssa. Ostopäiväkirja näyttää mitkä ostot on maksettu ja mitkä ostokset ovat jäljellä. Tyypillinen ostopäiväkirjaan tehty tapahtuma kirjaa ostovelan, jota seuraa myöhemmin maksutapahtuma, joka poistaa velan. Näin ollen kirjanpidossa on todennäköisesti milloin tahansa erääntynyt ostovelka.
Jos ostomäärä on suhteellisen pieni, ostopäiväkirjaa ei tarvita. Sen sijaan nämä tiedot tallennetaan suoraan pääkirjaan.
Jos pidät kirjaa manuaalisesti ostokirjasta, se voi sisältää huomattavasti enemmän tietoa kuin juuri ilmoitettiin. Manuaalisesti valmistellun ostokirjan tietokentät voivat sisältää seuraavat tiedot kustakin tapahtumasta:
Ostopäivä
Toimittajan koodi (tai nimi)
Toimittajan laskun numero
Ostotilauksen numero (jos käytössä)
Ostetun tuotteen tunnistekoodi (voi olla tuotteen pääkoodi tai toimittajan viitenumero)
Maksettu summa
Myyntivero maksettu
Maksulippu (ilmoitetaan onko maksettu vai ei)
Ensisijainen asiakirja, joka on kirjattu ostokirjaan, on toimittajan lasku. Jos toimittajat myöntävät hyvityksen yritykselle palautetuista tavaroista tai kuljetuksen aikana vahingoittuneista tavaroista, kirjaat myös toimittajien antamat hyvityslaskut ostopäiväkirjaan. Hyvityslasku voidaan antaa myös volyymialennukselle, vaikka tämä hyvitys voi koskea useita ostoja yhteensä, joten sitä ei voida jäljittää yksittäiseen ostotapahtumaan.
Ostopäiväkirjan tiedot kootaan säännöllisin väliajoin ja lähetetään pääkirjan tilille, joka tunnetaan valvontatilinä. Ostokirjanpidon valvontatiliä käytetään pitämään pääkirjan täynnä valtava määrä tietoja, jotka tyypillisesti tallennetaan ostokirjaan. Heti kirjanpidon jälkeen valvontatilin saldon on vastattava ostokirjan saldoa. Koska valvontatilille ei ole tallennettu yksityiskohtaisia tapahtumia, jokaisen, joka haluaa tutkia ostotapahtumia, on porattava alas valvontatililtä ostopäiväkirjaan löytääkseen ne.
Ennen kirjanpidon sulkemista ja tilinpäätöksen laatimista tilikauden lopussa sinun on täytettävä kaikki ostopäiväkirjan merkinnät, suljettava kyseisen ajan pääkirja ja kirjattava kokonaismäärät ostopäivästä pääkirjaan.
Samankaltaiset ehdot
Oston pääkirja tunnetaan myös nimellä oston alitili tai oston alatili.
