Henkilöstölaskentaan sisältyy kaikkien työntekijöihin liittyvien kustannusten seuranta erillisessä raportissa. Nämä kustannukset sisältävät työntekijöiden korvaukset, palkkaverot, etuudet, koulutuksen ja rekrytoinnin. Tällaista kirjanpitojärjestelmää voidaan käyttää määrittämään, missä henkilöstömenot ovat erityisen raskaita tai kevyitä organisaatiossa. Näitä tietoja voidaan käyttää ohjaamaan työntekijöitä kohti toimintaa, johon he voivat tuoda eniten arvoa. Vastaavasti raporttia voidaan käyttää niiden alueiden tunnistamiseen, joilla työntekijöiden kustannukset ovat liian korkeat, mikä voi johtaa voiman vähenemiseen tai henkilöstön uudelleen kohdentamiseen pois näistä alueista.
Kattavampi henkilöstölaskentajärjestelmä ylittää työntekijöihin liittyvien kustannusten yksinkertaisen seurannan ja käsittelee seuraavia kahta seuraavaa aluetta:
Budjetointi. Organisaation vuosibudjetti sisältää henkilöstöosuuden, johon keskitetään kaikki organisaation koko henkilöstömenot. Keskittämällä kustannustiedot luonteeltaan johto voi selvemmin nähdä henkilöstömenojen kokonaisvaikutuksen kokonaisuuteen.
Työntekijän arvostus. Sen sijaan, että tarkasteltaisiin työntekijöitä kustannuksina, järjestelmä ohjataan katsomaan heitä omaisuutena. Tähän voi liittyä arvojen osoittaminen työntekijöille kokemuksen, koulutuksen, innovatiivisuuden, johtajuuden ja niin edelleen perusteella. Tämä voi olla vaikea alue, jolla voidaan saavuttaa todennettavissa oleva kvantifikaatiotaso, ja siksi sillä voi olla rajallinen arvo johdon näkökulmasta.
Kirjanpidon näkökulmasta kulupohjainen näkymä henkilöstöresursseista on melko helppoa - eri osastojen työntekijöiden kustannukset kootaan yksinkertaisesti raportiksi. Työntekijöiden arvostusmenetelmä ei ole kirjanpitäjän kannalta kestävä käsite, koska kyseessä on sisäisesti tuotettu aineeton hyödyke, joten sitä ei voida kirjata kirjanpitojärjestelmään.
